SACoche : Évaluer par compétences et valider le socle commun

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Import d'utilisateurs depuis Base Élèves 1er degré

Introduction

Cette procédure peut être utilisée pour une initialisation, ou pour une mise à jour ultérieure. Lors de la procédure, il peut être proposé de retirer des utilisateurs : leurs données ne seront pas supprimées, les comptes seront simplement désactivés. Il n'y a donc pas de risque d'effacer des utilisateurs.

Cette procédure est à privilégier pour tous les établissements du premier degré dépendant du système éducatif français.

Tous les utilisateurs concernés de l'établissement doivent être présents dans le fichier transmis ; s'il n'y sont pas, SACoche estime qu'ils ont quitté l'établissement.


Exporter les élèves de Base-Élèves (avec leurs affectations)

  • Accéder à la web-application Base-Élèves en utilisant un navigateur différent de Internet Explorer.
  • Choisir Gestion courante.
  • Choisir Extractions.
  • Cocher Élève puis cliquer sur Chercher.
  • Cliquer sur Extraction - format CSV et enregistrer le fichier obtenu.

Il est indispensable de ne pas choisir de niveau / cycle / classe afin d'exporter tous les élèves :

base_eleves_export_eleves

Utiliser le navigateur Internet Explorer pose problème, on risque alors de récupérer un fichier corrompu.

Ne pas compresser ce fichier avant de l'importer dans SACoche.


Importer les élèves dans SACoche (avec leurs affectations)

Base-Élèves n'exportant aucun identifiant unique, la reconnaissance ne peut s'établir que sur le couple {nom;prénom}, donc en cas de correction d'une coquille entre deux imports, SACoche proposera de créer un nouveau compte : soyez vigilant !

  • Se connecter avec un compte administrateur.
  • Menu Administration généraleImporter des fichiers d'utilisateurs.
  • Choix Fichier extrait de Base Élèves puis Importer les élèves (avec leurs affectations).
  • Choisir entre :
    • un affichage complet des analyses et des comptes-rendus (sélectionné par défaut pour le 1er import de l'année scolaire)
    • une analyse restreinte aux seules différences trouvées et des comptes-rendus non détaillés (sélectionné par défaut pour les imports suivants)
  • Cliquer sur Parcourir... et indiquer le fichier précédent.
  • A la fin de l'étape 4, ne pas oublier de récupérer les identifiants des nouveaux utilisateurs inscrits (les mots de passe étant cryptés, ils ne sont plus accessibles ultérieurement) : on peut télécharger un fichier zip contenant un fichier csv (lisible avec un tableur), ainsi qu'un fichier pdf d'étiquettes à distribuer.

Cette procédure comporte plusieurs particularités.

  • Des élèves d'une même classe peuvent être de différents niveaux → SACoche créé autant de classes que de niveaux dans une classe (il est ensuite possible, si souhaité, de créer un groupe correspondant à cet ensemble d'élèves de plusieurs niveaux).
  • Les classes n'ont pas de référence → SACoche génère des références automatiques calculées à partir des noms des classes.
  • Les noms des classes ne sont pas normalisés ni limités en longueur → SACoche analyse et optimise les noms trouvés afin de réduire leurs longueurs.

Seuls les nouveaux utilisateurs ont des identifiants générés : pour les autres, les identifiants sont inchangés. Il est ensuite possible de regénérer tous les mots de passe.


Exporter les parents de Base-Élèves (avec adresses et responsabilités)

  • Accéder à la web-application Base-Élèves en utilisant un navigateur différent de Internet Explorer.
  • Choisir Gestion courante.
  • Choisir Extractions.
  • Cocher Responsable puis cliquer sur Chercher.
  • Cliquer sur Extraction - format CSV et enregistrer le fichier obtenu.

Il est indispensable de ne pas choisir de niveau / cycle / classe afin d'exporter tous les responsables :

base_eleves_export_eleves

Utiliser le navigateur Internet Explorer pose problème, on risque alors de récupérer un fichier corrompu.

Ne pas compresser ce fichier avant de l'importer dans SACoche.


Importer les parents dans SACoche (avec adresses et responsabilités)

Base-Élèves n'exportant aucun identifiant unique, la reconnaissance ne peut s'établir que sur le couple {nom;prénom}, donc en cas de correction d'une coquille entre deux imports, SACoche proposera de créer un nouveau compte : soyez vigilant !

  • Se connecter avec un compte administrateur.
  • Menu Administration généraleImporter des fichiers d'utilisateurs.
  • Choix Fichier extrait de Base Élèves puis Importer les parents (avec adresses et responsabilités).
  • Choisir entre :
    • un affichage complet des analyses et des comptes-rendus (sélectionné par défaut pour le 1er import de l'année scolaire)
    • une analyse restreinte aux seules différences trouvées et des comptes-rendus non détaillés (sélectionné par défaut pour les imports suivants)
  • Cliquer sur Parcourir... et indiquer le fichier précédent.
  • A la fin de l'étape 4, ne pas oublier de récupérer les identifiants des nouveaux utilisateurs inscrits (les mots de passe étant cryptés, ils ne sont plus accessibles ultérieurement) : on peut télécharger un fichier zip contenant un fichier csv (lisible avec un tableur), ainsi qu'un fichier pdf d'étiquettes à distribuer.

Base-Élèves exporte les lignes d'adresse dans un unique champ (rue, résidence, bâtiment, étage, etc.) : SACoche mettra donc tout sur la même ligne…

Seuls les nouveaux utilisateurs ont des identifiants générés : pour les autres, les identifiants sont inchangés. Il est ensuite possible de regénérer tous les mots de passe.

Le document avec les identifiants des nouveaux parents n'indique pas la classe de leurs enfants car il est généré avant l'étape de rattachement des parents aux élèves. En revanche, si ensuite on regénère tous les mots de passe, alors la première ligne du PDF généré comporte classe et nom des enfants rattachés au parent.

Il se peut que des responsables soient en double ou que des conjoints aient des adresses légèrement différentes ; consulter les paragraphes ci-dessous :


Cas des responsables - Doublons de comptes

Un responsable légal ayant plusieurs enfants scolarisés dans l'établissement doit être rattaché à tous et pouvoir les suivre avec un compte unique.

Recherche de doublons

SACoche possède un outil de détection de comptes parents en doubons :

  • Se connecter avec un compte administrateur.
  • Menu Gestion des utilisateursParentsParents (gestion)
  • Clic sur Rechercher des responsables homonymes susceptibles d'être des comptes en double
Explication et résolution

Quand un responsable a déjà un enfant dans l'établissement, et qu'un autre enfant vient à être inscrit dans l'établissement, il ne faut pas dans Base-Élèves créer un nouveau compte à ce responsable, mais indiquer le compte existant comme responsable des deux enfants.
Sinon, au lieu d'avoir un compte parent rattaché à tous ses enfants, on se retrouve avec plusieurs comptes pour un même parent (de même nom et prénom), chacun n'étant rattaché qu'à un seul enfant.

  • Effectuer le ménage dans Base-Élèves, puis réaliser un nouvel export / import vers SACoche.

Cas des responsables - Doublons d'adresses

Dans Base-Élèves, lorsque deux responsables vivent sous le même toit, il faut leur déclarer la même adresse.
Si on saisit séparément les adresses de chacun, on risque se retrouver avec des adresses non exactement similaires, donc considérées comme distinctes (une virgule / un accent / une espace en plus ou en moins, "Res." / "Résidence", etc.).

Or, pour l'impression de bilans officiels, on choisit en général l'option d'imprimer 2 bilans par élève si les responsables légaux ont des adresses postales différentes.
On se retrouve alors, pour certains responsables, avec deux bilans au lieu d'un, alors qu'ils devraient avoir la même adresse.

SACoche possède un outil de détection de telles situations :

  • Se connecter avec un compte administrateur.
  • Menu Gestion des utilisateursParentsParents & adresses
  • Clic sur Rechercher des responsables d'un même élève dont les adresses sont proches sans être identiques

Une fois le ménage effectué dans Base-Élèves, réaliser un nouvel export / import vers SACoche.


Cas des groupes - Groupes ajoutés manuellement

En cas d'ajout de groupes directement dans SACoche, lors d'un import d'utilisateurs ultérieur, il faut bien surveiller les propositions de retraits de groupes et d'affectations aux groupes proposés.

Sinon, si ces groupes sont supprimés, bien que les scores des élèves aux évaluations restent archivés et visibles dans les bilans, alors :

  • les enseignants ne trouveront plus les évaluations associées dans leurs menus Evaluer une classe ou un groupe ou Evaluer des élèves sélectionnés
  • les élèves et les familles ne les trouveront plus non plus dans leur menu Liste des évaluations

Si vous envisagez de restaurer une base pour réparer une erreur d'importation, consultez auparavant la documentation [Sauvegarde et restauration de la base].


Documentations associées