Documentation de SACoche

Import d’utilisateurs depuis Factos

Introduction

Cette procédure peut être utilisée pour une initialisation, ou pour une mise à jour ultérieure. Lors de la procédure, il peut être proposé de retirer des utilisateurs : leurs données ne seront pas supprimées, les comptes seront simplement désactivés. Il n’y a donc pas de risque d’effacer des utilisateurs.

Cette procédure est à privilégier pour tous les établissements français à l’étranger utilisant le logiciel de gestion comptable Factos.

La société "Acia Informatique" qui développait ce logiciel semble avoir cessé ses activités fin 2018.

N’importez pas les données d’une seule classe : tous les utilisateurs concernés de l’établissement doivent être présents dans le fichier transmis (s’ils n’y sont pas alors SACoche estimera qu’ils ont quitté l’établissement).

Exporter les élèves de Factos (avec leurs affectations)

Copie d’écran des champs à extraire du logiciel Factos pour les élèves

Importer les élèves dans SACoche (avec leurs affectations)

Seuls les nouveaux utilisateurs ont des identifiants générés : pour les autres, les identifiants sont inchangés. Il est ensuite possible de regénérer tous les mots de passe.

Exporter les parents de Factos (avec adresses et responsabilités)

Copie d’écran des champs à extraire du logiciel Factos pour les responsables légaux

Importer les parents dans SACoche (avec adresses et responsabilités)

Seuls les nouveaux utilisateurs ont des identifiants générés : pour les autres, les identifiants sont inchangés. Il est ensuite possible de regénérer tous les mots de passe.

Le document avec les identifiants des nouveaux parents n’indique pas la classe de leurs enfants car il est généré avant l’étape de rattachement des parents aux élèves. En revanche, si ensuite on regénère tous les mots de passe, alors la première ligne du PDF généré comporte classe et nom des enfants rattachés au parent.

Il se peut que des responsables soient en double ou que des conjoints aient des adresses légèrement différentes ; consulter les paragraphes ci-dessous :

Cas des responsables - Doublons de comptes

Un responsable légal ayant plusieurs enfants scolarisés dans l’établissement doit être rattaché à tous et pouvoir les suivre avec un compte unique.

Recherche de doublons

SACoche possède un outil de détection de comptes parents en doubons :

Explication et résolution

Quand un responsable a déjà un enfant dans l’établissement, et qu’un autre enfant vient à être inscrit dans l’établissement, il ne faut pas dans Factos créer un nouveau compte à ce responsable, mais indiquer le compte existant comme responsable des deux enfants.
Sinon, au lieu d’avoir un compte parent rattaché à tous ses enfants, on se retrouve avec plusieurs comptes pour un même parent (de même nom et prénom), chacun n’étant rattaché qu’à un seul enfant.

Cas des responsables - Doublons d’adresses

Dans Factos, lorsque deux responsables vivent sous le même toit, il faut leur déclarer la même adresse.
Si on saisit séparément les adresses de chacun, on risque se retrouver avec des adresses non exactement similaires, donc considérées comme distinctes (une virgule / un accent / une espace en plus ou en moins, "Res." / "Résidence", etc.).

Or, pour l’impression de bilans officiels, on choisit en général l’option d’imprimer 2 bilans par élève si les responsables légaux ont des adresses postales différentes.
On se retrouve alors, pour certains responsables, avec deux bilans au lieu d’un, alors qu’ils devraient avoir la même adresse.

SACoche possède un outil de détection de telles situations :

Une fois le ménage effectué dans Factos, réaliser un nouvel export / import vers SACoche.

Cas des groupes - Groupes ajoutés manuellement

En cas d’ajout de groupes directement dans SACoche, lors d’un import d’utilisateurs ultérieur, il faut bien surveiller les propositions de retraits de groupes et d’affectations aux groupes proposés.

Sinon, si ces groupes sont supprimés, bien que les scores des élèves aux évaluations restent archivés et visibles dans les bilans, alors :

Si vous envisagez de restaurer une base pour réparer une erreur d’importation, consultez auparavant la documentation [Sauvegarde et restauration de la base].

Documentations associées

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