Documentation de SACoche

Import d’utilisateurs depuis ONDE (ex-BE1D)

Introduction

Cette procédure peut être utilisée pour une initialisation, ou pour une mise à jour ultérieure. Lors de la procédure, il peut être proposé de retirer des utilisateurs : leurs données ne seront pas supprimées, les comptes seront simplement désactivés. Il n’y a donc pas de risque d’effacer des utilisateurs.

Cette procédure est à privilégier pour tous les établissements du premier degré dépendant du système éducatif français.

N’importez pas les données d’une seule classe : tous les utilisateurs concernés de l’établissement doivent être présents dans le fichier transmis (s’ils n’y sont pas alors SACoche estimera qu’ils ont quitté l’établissement).

L’application ONDE ("Outil Numérique pour la Direction d’École") a remplacé BE1D ("Base Élèves 1er Degré") en février 2017.

Exporter les élèves de ONDE (avec leurs affectations)

Voici une documentation émanant du ministère : procédure pour extraction de ONDE des informations nécessaires à LSU.

Ne pas choisir de niveau / cycle / classe / regroupement afin d’exporter tous les élèves.

Ne pas compresser ce fichier avant de l’importer dans SACoche.

Importer les élèves dans SACoche (avec leurs affectations)

Cette procédure comporte plusieurs particularités.

Seuls les nouveaux utilisateurs ont des identifiants générés : pour les autres, les identifiants sont inchangés. Il est ensuite possible de regénérer tous les mots de passe.

Exporter les parents de ONDE (avec adresses et responsabilités)

Ne pas choisir de niveau / cycle / classe / regroupement afin d’exporter tous les responsables.

Ne pas compresser ce fichier avant de l’importer dans SACoche.

Importer les parents dans SACoche (avec adresses et responsabilités)

ONDE n’exporte aucun identifiant unique pour un parent donné, la comparaison ne peut donc s’effectuer qu’imparfaitement qu’à partir du nom et du prénom ; cela peut générer des doublons en particulier si un nom d’usage est introduit en complément du nom de famille…

ONDE n’exporte aucune information relative aux niveaux de responsabilité de ces personnes ; on peut donc se retrouver avec de simples "personnes à contacter" ou des personnes "en charge de l’élève" mais qui ne sont pas responsables légaux, et SACoche n’a aucun moyen de le savoir…

ONDE exporte les lignes d’adresse dans un unique champ (rue, résidence, bâtiment, étage, etc.) : SACoche mettra donc tout sur la même ligne et devra couper si cela dépasse 50 caractères…

Seuls les nouveaux utilisateurs ont des identifiants générés : pour les autres, les identifiants sont inchangés. Il est ensuite possible de regénérer tous les mots de passe.

Le document avec les identifiants des nouveaux parents n’indique pas la classe de leurs enfants car il est généré avant l’étape de rattachement des parents aux élèves. En revanche, si ensuite on regénère tous les mots de passe, alors la première ligne du PDF généré comporte classe et nom des enfants rattachés au parent.

Il se peut que des responsables soient en double ou que des conjoints aient des adresses légèrement différentes ; consulter les paragraphes ci-dessous :

Cas des responsables - Doublons de comptes

Un responsable légal ayant plusieurs enfants scolarisés dans l’établissement doit être rattaché à tous et pouvoir les suivre avec un compte unique.

Recherche de doublons

SACoche possède un outil de détection de comptes parents en doubons :

Explication et résolution

Quand un responsable a déjà un enfant dans l’établissement, et qu’un autre enfant vient à être inscrit dans l’établissement, il ne faut pas dans ONDE créer un nouveau compte à ce responsable, mais indiquer le compte existant comme responsable des deux enfants.
Sinon, au lieu d’avoir un compte parent rattaché à tous ses enfants, on se retrouve avec plusieurs comptes pour un même parent (de même nom et prénom), chacun n’étant rattaché qu’à un seul enfant.

Cas des responsables - Doublons d’adresses

Dans ONDE, lorsque deux responsables vivent sous le même toit, il faut leur déclarer la même adresse.
Si on saisit séparément les adresses de chacun, on risque se retrouver avec des adresses non exactement similaires, donc considérées comme distinctes (une virgule / un accent / une espace en plus ou en moins, "Res." / "Résidence", etc.).

Or, pour l’impression de bilans officiels, on choisit en général l’option d’imprimer 2 bilans par élève si les responsables légaux ont des adresses postales différentes.
On se retrouve alors, pour certains responsables, avec deux bilans au lieu d’un, alors qu’ils devraient avoir la même adresse.

SACoche possède un outil de détection de telles situations :

Une fois le ménage effectué dans ONDE, réaliser un nouvel export / import vers SACoche.

Cas des groupes - Groupes ajoutés manuellement

En cas d’ajout de groupes directement dans SACoche, lors d’un import d’utilisateurs ultérieur, il faut bien surveiller les propositions de retraits de groupes et d’affectations aux groupes proposés.

Sinon, si ces groupes sont supprimés, bien que les scores des élèves aux évaluations restent archivés et visibles dans les bilans, alors :

Si vous envisagez de restaurer une base pour réparer une erreur d’importation, consultez auparavant la documentation [Sauvegarde et restauration de la base].

Documentations associées

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