Documentation de SACoche

L’application d’une date de sortie peut s’effectuer :

• lors de l’import d’un fichier d’utilisateur (Siècle, ONDE, tableur...)
• sur les différentes pages de gestion d’utilisateurs, avec le statut par défaut comptes actuels (date de sortie sans objet ou ultérieure)

Dans ce dernier cas, le traitement peut être :

• individuel → cliquer sur et modifier le champ Date sortie
• collectif → cocher les cases souhaitées en début de ligne puis en bas sur le bouton Retirer

En appliquant une date de sortie future, on peut programmer la sortie d’un compte, par exemple pour la fin d’une période.

Le retrait d’une date de sortie (pour réintégrer un ancien utilisateur) peut s’effectuer :

• lors de l’import d’un fichier d’utilisateur (Siècle, ONDE, tableur...)
• sur les différentes pages de gestion d’utilisateurs, en choisissant le statut comptes anciens (date de sortie présente et antérieure)

Dans ce dernier cas, le traitement peut être :

• individuel → cliquer sur et modifier le champ Date sortie
• collectif → cocher les cases souhaitées en début de ligne puis en bas sur le bouton Réintégrer

Pour un élève, cela le replacera dans sa classe d’origine si elle existe encore.

À chaque rentrée scolaire, l’initialisation annuelle des données supprime les utilisateurs indiqués comme étant sortis depuis plus de 3 ans (1 an pour les parents).
Un élève quittant l’établissement ne devrait pas être supprimé trop vite, pour permettre de récupérer ses résultats s’il revient ou en cas de besoin.

Il n’est donc pas nécessaire d’intervenir pour supprimer un compte.
Toutefois, un compte considéré comme obsolète peut être supprimé définitivement : sur les différentes pages de gestion d’utilisateurs, cocher les cases souhaitées en début de ligne puis en bas sur le bouton Supprimer.

Pour un élève, ceci entraîne la suppression des résultats associés.
Pour un professeur, ceci entraîne la suppression des devoirs (mais pas des résultats des élèves déjà enregistrés lors de ces devoirs).

Les comptes administrateurs ne sont pas soumis à ce régime car leur suppression n’entraîne pas de perte de données.
Leur suppression s’effectue depuis l’interface de gestion des administrateur (icône ).

Il faut veiller à ce qu’il reste au moins un administrateur en place.
Pour cette raison, par sécurité, un administrateur ne peut pas supprimer son propre compte.

Deux approches peuvent être envisagées.

Indiquer une date de sortie correspondant à la réalité

C’est ce qui se produit lors d’un import de fichier issu de Siècle si l’on confirme la sortie proposée.
Dans ce cas, on ne peut plus saisir d’évaluations, accéder aux relevés ni générer de bilan pour cet élève.
Cela bloquera donc ceux qui effectueraient une saisie unique en fin de période.
Cependant, lors de l’élaboration d’un bilan officiel pour la période (bulletin par exemple), cet élève sera pris en compte s’il a des évaluations sur la période (son bulletin pourra donc être élaboré).
Les coordonnées de ses responsables légaux seront aussi bien prises en compte même s’ils ont une date de sortie.

Indiquer une date de sortie correspondant à la fin de la période

Ceci ne peut être effectué qu’individuellement depuis une interface de gestion d’utilisateurs.
Ce procédé présente l’inconvénient que les enseignants verront toujours l’élève dans les listes et devront continuer à le saisir "absent".
Par contre, cela ne bloque pas ceux qui effectueraient une saisie unique en fin de période.
Comme dit au paragraphe précédent, lors de l’édition d’un bilan officiel pour la période postérieurement à cette période (conseil de classe...), cet élève sera bien pris en compte s’il a des évaluations sur la période.

Il ne faut pas indiquer une date de sortie antérieure à la réalité !

En effet, afin d’éviter qu’un élève sorti tardivement d’une période se voit proposer un bilan officiel pour la période suivante parce qu’un enseignant a commencé à le noter absent sur une évaluation, lors de l’application d’une date de sortie à un élève les saisies particulières ("absent", "non noté", "non évalué", etc.) postérieures à cette date de sortie sont supprimées.
Ainsi, indiquer une date de sortie antérieure à la réalité risque de retirer des saisies légitimes.

Il est possible de transférer les notes saisies aux évaluations ainsi que les bilans officiels archivés, sous réserve que ces référentiels soient aussi en place dans l’établissement destinataire.

Penser à effectuer ces exports avant que le compte de l’élève ne soit désactivé car ayant quitté l’établissement.

L’administrateur du nouvel établissement doit avoir créé le compte élève avant d’y importer des données récupérées.

Il est aussi bien sur possible d’éditer en pdf des relevés d’items ou des synthèses et de transmettre ces documents à son nouvel établissement.

Comme les comptes sortis de l’établissement ne sont définitivement supprimés qu’au bout de 3 ans (1 an pour les parents), il est possible de récupérer des bilans pour un élève qui l’a quitté il y a au plus 2 ans (sauf suppression manuelle du compte).

En ce qui concerne les bilans officiels, il suffit de se rendre dans le menu dédié (Archives consultables) avec un compte administrateur ou directeur : le regroupement "Anciens élèves" est proposé.

Si aucun bilan officiel n’avait été généré, pour générer par exemple un relevé d’items, il faut commencer par réintégrer l’élève.
Pour cela, avec un compte administrateur :

• retirer la date de sortie du compte afin de réintégrer l’élève
• créer une classe fictive et y affecter l’élève
• si après on utilise un compte professeur, affecter aussi cette classe fictive à cet enseignant

Si vous effectuez cette manipulation pour ce nombreux élèves, attention, ils vont se retrouver en nombre dans leur classe d’origine, mélangés aux élèves actuels, et donc polluer les listes des enseignants.
Il faut alors ensuite être capable de repérer ces élèves et de les déplacer dans une autre classe.
Faire cela de préférence en période creuse afin d’éviter les incompréhensions des collègues.

Ensuite, avec un compte professeur ou directeur :

• se rendre dans le menu souhaité (Relevé d’items, Synthèse d’items, ...)
• générer le document souhaité en prenant soin de choisir une période personnalisée couvrant la scolarité antérieure de l’élève dans l’établissement

• DOC : Départ et suppression d’utilisateurs.
• DOC : Rechercher un utilisateur.
• DOC : A quoi correspondent les différents identifiants ?