Documentation de SACoche

Gestion des professeurs et personnels

Introduction

Seul un administrateur gère les personnels (directeurs, professeurs, etc.) et leurs affectations.
L’ajout d’un personnel peut s’effectuer depuis la procédure d’importation Siècle ou tableur ou manuellement.
L’import depuis Siècle est fortement recommandé autant que possible, surtout en début d’année.

Créer / modifier / enlever des personnels

Remarques sur les différents champs :

Concernant le départ et la suppression de personnels, consulter la documentation dédiée.

Affecter les professeurs aux classes - Indiquer les professeurs principaux

Un ou plusieurs professeurs peuvent être affectés à une ou plusieurs classes.
Un ou plusieurs professeurs peuvent être professeurs principaux d’une ou plusieurs classes.

Les directeurs, professeurs documentalistes, CPE, etc., ne sont pas concernés par cette interface car ils sont automatiquement rattachés à toutes les classes.
On ne peut donc pas donner le statut de professeur principal à un documentaliste ; pour cela il faut soit lui attribuer un statut de professeur classique, soit lui créer un 2ème compte et utiliser la fonctionnalité de bascule entre comptes.

Les professeurs n’auront accès qu’aux élèves qui figurent dans les classes et groupes où ils sont affectés.
Les professeurs principaux peuvent avoir des droits d’accès supplémentaires par rapport aux autres enseignants.

Affecter les personnels aux matières - Indiquer les personnels coordonnateurs

Un ou plusieurs personnels peuvent être affectés à une ou plusieurs matières.
Un ou plusieurs personnels peuvent être personnels coordonnateurs d’une ou plusieurs matières.

Les directeurs ne sont pas concernés par cette interface car ils sont automatiquement rattachés à toutes les matières.

Le rattachement aux matières ne sert que pour les évaluations (toutes les matières étant accessibles pour la consultation des bilans).

Les personnels n’auront accès qu’aux référentiels des matières qui leurs sont affectées.
Les personnels coordonnateurs ont par défaut accès à la gestion des référentiels de leurs disciplines.

Le rôle de coordonnateur devrait être attribué avec parcimonie, et après "briefing" des collègues concernés.
En effet, multiplier le nombre de coordonnateurs par matière c’est multiplier le risque "d’accident" (effacement de référentiel).

Affecter les professeurs aux groupes

Un ou plusieurs professeurs peuvent être affectés à un ou plusieurs groupes.

Les directeurs, professeurs documentalistes, CPE, etc., ne sont pas concernés par cette interface car ils sont automatiquement rattachés à tous les groupes.

Les professeurs n’auront accès qu’aux élèves qui figurent dans les classes et groupes où ils sont affectés.

Gérer un professeur remplaçant

Lorsqu’un professeur est remplacé par un autre, les identifiants du titulaire ne devraient pas être transmis au remplaçant.
En effet ceci présente plusieurs inconvénients notables :

Il est donc recommandé de créer au remplaçant son propre compte.

Sur les bilans officiels, le titulaire comme le remplaçant auront alors accès aux appréciations, mais séparément.

Comment créer le compte d’un professeur remplaçant ?

Vous pouvez l’ajouter :

Dans les deux cas, vérifier ou penser à affecter au remplaçant :

Les avantages de l’import depuis STS sont que :

Partage des évaluations

Dans leurs interfaces de gestion des évaluations, chacun ne voit par défaut que ses évaluations.
Il est donc conseillé d’utiliser la fonctionnalité de partage des évaluations afin de les rendre visibles au collègue concerné.
Ceci peut être automatisé par un administrateur via son menu Gestion des utilisateursProfesseurs / PersonnelsProfesseur remplaçant.

Déclarer un remplaçant aura ainsi pour effet :

Cette déclaration n’est pas à effectuer à la légère car ces partages ne sont pas annulables en un clic.
Retirer la désignation d’un professeur remplaçant re retire pas ses partages d’évaluations existants, cela n’agit que sur les évaluations futures.

Fusionner deux comptes professeurs / personnels

Problématique
Si on utilise un import qui ne comporte pas d’identifiants bien définis, ou si on effectue un import de fichier après avoir saisi des utilisateurs manuellement, alors en cas de différence d’orthographe (tiret, accent, …) SACoche propose de retirer des utilisateurs pour recréer d’autres comptes en parallèle.
Si l’administrateur confirme ces modifications sans préter attention aux alertes, alors il se retrouvera avec des comptes en doubles (l’un activé, l’autre désactivé avec une date de sortie), sans lien entre eux.
Réparer une telle erreur est complexe ; pour y remédier, SACoche permet de fusionner deux comptes professeurs / personnels.

On ne peut que fusionner un compte activé (sans date de sortie) avec un compte désactivé (avec une date de sortie).
Si les deux comptes à fusionner sont actifs, alors commencer par appliquer une date de sortie à l’un des deux comptes.

Fonctionnement

On cherche les deux comptes à fusionner à partir du nom de famille, en entier ou partiellement grace aux caractères suivants :

Ainsi, par exemple :

Comme on peut le voir sur ce dernier exemple, les majuscules et les accents ne posent pas de problème lors de la recherche.

Une fois les deux comptes trouvés et sélectionnés, il ne reste qu’à confirmer leur fusion.

Cette action n’est pas réversible, ne l’utiliser qu’à bon escient !

Conséquences
Le compte résultant récupèrera tous les devoirs, les saisies d’évaluations, de bilans officiels éventuels, etc.
Les identifiants de connexion conservés seront ceux du dernier compte utilisé, ou à défaut ceux du compte actuel.
Les autres paramètres conservés seront ceux du compte actuel, sauf si l’ancien compte est le seul à avoir l’information renseignée.
Les associations à la classe, aux groupes, et aux responsables légaux ne sont pas modifiés : celles du compte actuel sont conservées.

En fonction des données, certaines modifications sont délicates à mettre en œuvre (conflits d’unicité…).
Le résultat obtenu sera le meilleur possible, mais la perfection ne peut être garantie.

Concernant le Livret Scolaire avec export LSU, pour les classes concernées, en cas de problème, il est souhaitable voire nécessaire de ré-imprimer le pdf puis récolter de nouveau les données avant de générer un nouveau fichier.

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