Documentation de SACoche
Gestion des élèves
Introduction
Seul un administrateur gère les élèves et leurs affectations.
L’ajout d’un élève peut s’effectuer depuis la procédure d’importation Siècle ou ONDE (ex-BE1D) ou tableur ou manuellement.
L’import depuis Siècle ou ONDE (ex-BE1D) est fortement recommandé autant que possible, y compris pour une mise à jour en cours d’année.
Créer / modifier / enlever des élèves
- Se connecter avec un compte administrateur.
- Menu
Gestion des utilisateursÉlèves. - Après avoir choisi un regroupement, cliquer sur
pour créer un nouvel élève. - Cliquer sur
pour modifier les données d’un élève.
Remarques sur les différents champs :
- Pour des informations sur les champs "Id ENT", "Id GEPI", "Id Sconet", "N° Sconet" et "Référence", voir cette documentation.
- Le nom d’utilisateur et le mot de passe peuvent être choisis ou générés automatiquement (ne pas oublier alors de les noter).
- Le nom d’utilisateur est choisi / modifié sous réserve de disponibilité.
- Le mot de passe peut ensuite être modifié par l’utilisateur (sauf si on l’interdit).
Si l’affichage a été restreint à une classe ou un groupe avant ajout d’un élève, alors celui-ci y sera automatiquement affecté.
Concernant le départ et la suppression d’élèves, consulter la documentation dédiée.
Affecter les élèves aux classes
Un ou plusieurs élèves, issus de différentes classes ou différents groupes, peuvent être affectés à une classe.
Un élève ne peut appartenir qu’à une unique classe.
Un élève doit être affecté dans une classe pour que lui et ses responsables légaux puissent consulter ses résultats.
- Se connecter avec un compte administrateur.
- Menu
Gestion des utilisateursÉlèvesÉlèves & classes. - Sélectionner les élèves, les classes, et choisir l’action correspondante.
La composition d’une classe devrait rarement être modifiée en cours d’année (les professeurs n’auront plus accès à certaines saisies) !
Affecter les élèves aux groupes
Un ou plusieurs élèves, issus de différentes classes ou différents groupes, peuvent être affectés à un ou plusieurs groupes.
Un élève peut être affecté à plusieurs groupes, mais à une seule classe.
- Se connecter avec un compte administrateur.
- Menu
Gestion des utilisateursÉlèvesÉlèves & groupes. - Sélectionner les élèves, les groupes, et choisir l’action correspondante.
La composition d’un groupe devrait rarement être modifiée en cours d’année (les professeurs n’auront plus accès à certaines saisies) !
Fusionner deux comptes élèves
Problématique
Si on utilise un import qui ne comporte pas d’identifiants bien définis, ou si on effectue un import de fichier après avoir saisi des utilisateurs manuellement, alors en cas de différence d’orthographe (tiret, accent, …) SACoche propose de retirer des utilisateurs pour recréer d’autres comptes en parallèle.Si l’administrateur confirme ces modifications sans préter attention aux alertes, alors il se retrouvera avec des comptes en doubles (l’un activé, l’autre désactivé avec une date de sortie), sans lien entre eux.
Réparer une telle erreur est complexe ; pour y remédier, SACoche permet de fusionner deux comptes élèves.
On ne peut que fusionner un compte activé (sans date de sortie) avec un compte désactivé (avec une date de sortie).
Si les deux comptes à fusionner sont actifs, alors commencer par appliquer une date de sortie à l’un des deux comptes.
Fonctionnement
- Se connecter avec un compte administrateur.
- Menu
Gestion des utilisateursÉlèvesFusion de comptes.
On cherche les deux comptes à fusionner à partir du nom de famille, en entier ou partiellement grace aux caractères suivants :
- « % » remplace un ou plusieurs caractères
- « _ » remplace un unique caractère
Ainsi, par exemple :
- « ma_in » permet de trouver "malin", "marin", "matin", mais pas "main" ni "machin"
- « yo% » cherche les valeurs commençant par "yo"
- « %ga » cherche les valeurs finissant par "ga"
- « mi%el » permet de trouver "Michel", "Mickael", "Mickaël", "Michaël"...
Comme on peut le voir sur ce dernier exemple, les majuscules et les accents ne posent pas de problème lors de la recherche.
Une fois les deux comptes trouvés et sélectionnés, il ne reste qu’à confirmer leur fusion.
Cette action n’est pas réversible, ne l’utiliser qu’à bon escient !
Conséquences
Le compte résultant récupèrera toutes les saisies d’évaluations, des bilans officiels éventuels, etc.Les identifiants de connexion conservés seront ceux du dernier compte utilisé, ou à défaut ceux du compte actuel.
Les autres paramètres conservés seront ceux du compte actuel, sauf si l’ancien compte est le seul à avoir l’information renseignée.
Les associations à la classe, aux groupes, et aux responsables légaux ne sont pas modifiés : celles du compte actuel sont conservées.
En fonction des données, certaines modifications sont délicates à mettre en œuvre (conflits d’unicité…).
Le résultat obtenu sera le meilleur possible, mais la perfection ne peut être garantie.
Concernant le Livret Scolaire avec export LSU, pour les classes concernées, il est souhaitable voire nécessaire de ré-imprimer le pdf puis récolter de nouveau les données avant de générer un nouveau fichier.
Séparer un compte élève en deux
Problématique
Si on a deux élèves homonymes (nom et prénom) dans l’établissement, dont l’un serait par exemple un ancien compte désactivé, on peut se faire avoir lors d’un import : réutilisation de l’ancien compte au lieu de la création d’un nouveau.Dans ce cas, le nouvel élève se retrouve associé aux anciennes notes et aux anciens bilans de l’élève précédent.
Ceci pose des problème pour les bilans (l’historique des notes de l’ancien élève étant récupéré), ainsi que de confidentialité.
Réparer une telle erreur est complexe ; pour y remédier le moins mal possible, SACoche permet de séparer un compte élève en deux.
Fonctionnement
- Se connecter avec un compte administrateur.
- Menu
Gestion des utilisateursÉlèvesSéparation de comptes.
On cherche le compte actuel à séparer en deux à partir du nom de famille, en entier ou partiellement grace aux caractères suivants :
- « % » remplace un ou plusieurs caractères
- « _ » remplace un unique caractère
Ainsi, par exemple :
- « ma_in » permet de trouver "malin", "marin", "matin", mais pas "main" ni "machin"
- « yo% » cherche les valeurs commençant par "yo"
- « %ga » cherche les valeurs finissant par "ga"
- « mi%el » permet de trouver "Michel", "Mickael", "Mickaël", "Michaël"...
Comme on peut le voir sur ce dernier exemple, les majuscules et les accents ne posent pas de problème lors de la recherche.
Une fois le compte trouvé et sélectionné, on indique la date à laquelle il faut séparer les données (typiquement entre deux années scolaires), et on confirme la séparation.
Cette action n’est pas réversible, ne l’utiliser qu’à bon escient !
Conséquences
Le compte actif résultant restera en l’état, il conservera toutes les caractéristiques du compte.
Il sera simplement tronqué des notes et des bilans officiels archivés antérieurs à la date de séparation des données.
Un autre compte, inactif, est créé.
Son nom est le même, son prénom est complété avec l’indication "Ancien".
Il récupère les saisies de notes et les bilans officiels archivés antérieurs à la date de séparation des données.
En revanche, on ne peut lui affecter aucun paramètre (identifiant Siècle, classe, responsables légaux, etc.), car ils ne sont pas connus.
Il n’est pas possible de séparer les autres données de l’année scolaire en cours (saisies d’appréciations, etc.) car celles-ci ne sont pas datées.
Elles restent donc rattachées au compte courant.
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