Documentation de SACoche

Sur les installations de type multi-structures, SACoche a besoin d’envoyer des courriels (inscription, newsletter, envoi identifiants administrateur, …).
SACoche dispose aussi d’une fonctionnalité de renvoi d’un mot de passe par courriel en cas de perte, sans intervention d’une tierce personne.
Ces fonctionnalités, essentielles, ne peuvent pas être désactivées.

Au sein des établissements, SACoche dispose aussi d’une fonctionnalité de réception par courriel de diverses notifications, au choix des utilisateurs.
Sur un serveur de test local dans lequel on aurait restauré une base réelle, il est gênant de laisser partir de tels envois inappropriés.
Cela peut ainsi être désactivé par le webmestre depuis son menu Paramétrages établissementCourriels de notification.

Le webmestre peut aussi renseigner une adresse de rebond et tester l’envoi de courriels.
Il doit pour cela se rendre dans son menu Paramétrages techniquesAdresse de rebond & Test mail.

L’adresse de courriel d’un utilisateur peut initialement :

• soit avoir été saisie par lui-même
• soit avoir été saisie ou importée par un administrateur

Un administrateur indique depuis son menu Paramétrages utilisateursRéglage des autorisations quelle source est prioritaire :

• si on donne priorité à l’utilisateur, alors l’import par un administrateur d’un fichier comportant une valeur différente ne modifiera pas l’adresse
• sinon, alors l’utilisateur ne pourra pas modifier une adresse importée ou saisie par un administrateur

Dans tous les cas :

• un utilisateur peut toujours saisir une adresse si celle-ci n’est pas encore renseignée
• un utilisateur peut toujours modifier une adresse initialement saisie par lui-même
• un administrateur peut toujours modifier individuellement l’adresse d’un utilisateur

Les adresses peuvent être récupérées lors d’un import de fichier :

• issu de Siècle, pour les élèves ou les parents
• issu de ONDE (ex-BE1D), pour les parents
• issu d’un tableur, pour les enseignants, les élèves ou les parents

Les adresses peuvent aussi être modifiées individuellement par un administrateur depuis ses interfaces de gestion :

• Gestion des élèves
• Gestion des parents
• Gestion des professeurs et personnels
• Gestion des administrateurs

Idéalement, deux utilisateurs ne devraient pas pouvoir fournir la même adresse e-mail.
En effet, chaque compte d’accès est personnel, et utiliser la même adresse permet de prendre la main sur l’autre compte (envoi de mot de passe).
Cependant, dans la pratique, il est fréquent que les responsables légaux d’un enfant aient la même adresse renseignée dans Siècle ou ONDE.
L’unicité ne peut donc être imposée par SACoche…

Si l’administrateur l’autorise, chaque utilisateur peut saisir ou modifier son adresse de courriel.
Pour cela il se rend dans son menu Paramétrages de mon compteAdresse e-mail & Abonnements.

Depuis cette même page on peut donc aussi gérer ses abonnements aux notifications.

L’utilisateur peut demander à ne recevoir aucun courriel de SACoche.
Y compris dans ce cas les notifications de mise à disposition de bilans officiels, ou celui pour permettre la récupération d’un nouveau mot de passe.
Les administrateurs ne sont pas concernés par cette démarche.

Pour cela il se rend dans son menu Paramétrages de mon compteAdresse e-mail & Abonnements.
Un lien en pied de courriel reçu (par exemple à l’occasion d’une notification) lui permet aussi de le faire sans même avoir besoin de se connecter à son compte.

Chaque utilisateur gère ses abonnements aux notifications depuis son menu Paramétrages de mon compteAdresse e-mail & Abonnements.
Pour chaque type de notification il choisit entre :

• ne pas s’y abonner
• être informé par une indication en page d’accueil
• être informé par un envoi par courriel

En cas de choix "indication en page d’accueil", une fois connecté l’utilisateur a une information lui indiquant le nombre de notifications en attente, avec un lien pour les consulter.
En cas de choix "envoi par courriel", l’utilisateur reçoit directement le contenu des notifications par e-mail, sous réserve que son adresse soit renseignée et que l’envoi ne soit pas désactivé par le webmestre (sinon cela est remplacé par une information en page d’accueil).

Dans tous les cas, les notifications archivées sont accessibles par le menu Informations personnellesNotifications reçues.
Les notifications consultées sont automatiquement retirées passé un délai de 2 mois.

Objet : être informé d’un message d’accueil nouveau ou modifié.

Profil(s) concerné(s) : professeurs, directeurs, parents, élèves.

Fonctionnement : en cas de plusieurs actions sur un message en moins d’une heure, une seule notification actualisée est transmise aux abonnés concernés ; l’envoi est donc différé par rapport à l’événement.

Mode discret : la personne qui crée ou modifie un message peut cocher une case pour éviter l’envoi de notifications aux abonnés (par exemple en cas de modification mineure, d’un prolongement de date, etc.).

Restriction de diffusion : les notifications ne sont transmises aux abonnés qu’à compter du moment où le message est visible.

Restriction d’abonnement : le choix d’une indication en page d’accueil n’est pas proposé car le message lui-même est déjà visible en page d’accueil.

Objet : être informé de l’ouverture d’une étape de saisie d’un bilan officiel.

Profil(s) concerné(s) : professeurs, directeurs.

Fonctionnement : l’information est transmise aussitôt aux abonnés (qui auront autant de notifications que de validations du formulaire), uniquement pour les classes qui les concernent et pour les statuts de saisie (prof ou synthèse).

Mode discret : la personne qui modifie l’étape de saisie peut cocher une case [Mode discret] pour éviter l’envoi de notifications aux abonnés (par exemple en cas d’ouverture exceptionnelle pour un enseignant).

Objet : être informé du signalement d’un souci pour une appréciation d’un bilan officiel ou d’un efiche brevet.

Profil(s) concerné(s) : professeurs, directeurs.

Fonctionnement : l’information est transmise aussitôt à le personne concernée (qui aura autant de notifications que de signalements).

Obligation : cette notification est obligatoire pour le fonctionnement de l’application.

Objet : être informé d’une modification de référentiel (y compris import / suppression) effectuée par un enseignant.

Profil(s) concerné(s) : professeurs.

Fonctionnement : en cas de plusieurs modifications de référentiels effectuées en moins d’une heure, les notifications sont regroupées avant d’être transmises aux collègues de la matière concernée ; l’envoi est donc différé par rapport à l’événement.

Objet : être informé d’une demande d’évaluation formulée ou retirée par un élève.

Profil(s) concerné(s) : professeurs.

Fonctionnement : en cas de plusieurs demandes d’évaluations formulées ou retirées en moins d’une heure, les notifications sont regroupées avant d’être transmises au professeur concerné (avec indication des commentaires et documents éventuels) ; l’envoi est donc différé par rapport à l’événement.

Restriction d’abonnement : le choix d’une indication en page d’accueil n’est pas proposé car l’indication de demandes d’évaluations en attente est déjà visible en page d’accueil.

Objet : être informé d’une auto-évaluation effectuée par un élève.

Profil(s) concerné(s) : professeurs.

Fonctionnement : en cas de plusieurs auto-évaluations effectuées en moins d’une heure, les notifications sont regroupées avant d’être transmises au professeur concerné (avec indication des commentaires éventuels) ; l’envoi est donc différé par rapport à l’événement.

Objet : être informé du partage d’un devoir par un collègue.

Profil(s) concerné(s) : professeurs.

Fonctionnement : en cas de plusieurs modifications de partage d’un devoir en moins d’une heure, les notifications sont réactualisées en fonction des collègues concernés ; l’envoi est donc différé par rapport à l’événement.

Objet : être informé de la création ou la modification d’un devoir par un enseignant.

Profil(s) concerné(s) : parents, élèves.

Fonctionnement : en cas de plusieurs actions sur un devoir en moins d’une heure, une seule notification actualisée est transmise aux abonnés concernés ; l’envoi est donc différé par rapport à l’événement.

Restriction de diffusion : les notifications ne sont transmises aux abonnés qu’à compter du moment où la date de visibilité du devoir le permet.

Mode discret : la personne qui crée ou modifie un devoir peut cocher une case pour éviter l’envoi de notifications aux abonnés (par exemple en cas de modification mineure, d’un changement de date, d’ajout d’un élève, etc.).

Objet : être informé de la saisie de notes ou de commentaires d’une évaluation par un enseignant.

Profil(s) concerné(s) : parents, élèves.

Fonctionnement : en cas de plusieurs saisies de résultat sur un devoir en moins d’une heure, une seule notification actualisée est transmise aux abonnés concernés ; l’envoi est donc différé par rapport à l’événement.

Restriction de diffusion : les notifications ne sont transmises aux abonnés qu’à compter du moment où la date de visibilité du devoir le permet.

Objet : être informé d’une demande d’évaluation traitée (préparation d’un devoir ou rejet) par un enseignant.

Profil(s) concerné(s) : élèves.

Fonctionnement : en cas de plusieurs traitements de demandes en moins d’une heure, les notifications sont regroupées avant d’être transmises aux élèves concernés (avec indication des commentaires éventuels) ; l’envoi est donc différé par rapport à l’événement.

Restriction de diffusion : les notifications ne sont transmises aux abonnés qu’à compter du moment où la date de visibilité du devoir le permet.

Restriction d’abonnement : le choix d’une indication en page d’accueil n’est pas proposé car l’indication de demandes d’évaluations en préparation est déjà visible en page d’accueil.

Objet : être informé d’un bilan officiel disponible au format pdf.

Profil(s) concerné(s) : parents, élèves.

Fonctionnement : en cas de plusieurs impressions pdf en moins d’une heure, une seule notification est transmise aux abonnés, uniquement pour les bilans qui les concernent.

Restriction de diffusion : les notifications ne sont transmises aux abonnés que s’ils ont le droit de consulter les copies pdf archivées.

Restriction d’abonnement : le choix d’une indication en page d’accueil n’est pas proposé car l’indication de bilans officiels à consulter est déjà visible en page d’accueil.

Envoi forcé : la direction de l’établissement peut forcer l’envoi d’un courriel aux familles pour leur demander de récupérer un bilan officiel nouvellement généré (DOC) ; dans ce cas cela surcharge le choix des parents, sauf si l’utilisateur a paramétré de refuser tout envoi de courriel.

Objet : être informé d’une action sensible effectuée par un enseignant.

Profil(s) concerné(s) : administrateurs.

Actions concernées : suppression d’un devoir par un enseignant, suppression d’un groupe de besoin par un enseignant, suppression d’un référentiel ou d’un élément de référentiel (ces actions sont aussi archivées dans le menu administrateur InformationsLog des actions sensibles).

Fonctionnement : en cas de plusieurs actions sensibles effectuées en moins d’une heure, les notifications sont regroupées avant d’être transmises aux administrateurs concernés ; l’envoi est donc différé par rapport à l’événement.

Objet : être informé d’une action effectuée par un autre administrateur.

Profil(s) concerné(s) : administrateurs.

Actions concernées : lancement de l’initialisation annuelle, restauration d’une base, import d’un fichier d’utilisateurs, suppression d’un utilisateur, suppression d’une classe ou d’un groupe, retrait ou suppression d’une matière ou d’un niveau (partagé ou spécifique), suppression d’une période ou d’une association de période avec une classe ou un groupe, déplacement d’un référentiel, suppression des notes et des positionnements (ces actions sont aussi archivées dans le menu administrateur InformationsLog des actions sensibles).

Fonctionnement : en cas de plusieurs actions effectuées en moins d’une heure, les notifications sont regroupées avant d’être transmises aux autres administrateurs concernés ; l’envoi est donc différé par rapport à l’événement.

Objet : être informé d’un contact effectué depuis la page d’authentification

Profil(s) concerné(s) : administrateurs.

Fonctionnement : l’information est transmise aussitôt aux administrateurs (qui auront autant de notifications que de contacts).

Obligation : cette notification est obligatoire pour le fonctionnement de l’application.