Documentation de SACoche

Introduction

Les spécifications pour les bilans périodiques du collège ont été publiées en avril 2016 ; elles ont été modifiées tous les mois jusqu’en septembre 2016.
Les spécifications pour les bilans périodiques du premier degré ont été publiées fin octobre 2016 et ont été plusieurs fois modifiées jusqu’en janvier 2017.
Les spécifications pour les bilans de fin de cycle ont été publiées en octobre 2016.
Au premier degré, l’export n’a été possible que depuis le remplacement de l’application ministérielle BE1D par ONDE en février 2017.

Préalable pour le premier degré

Certaines informations issues de ONDE (ex-BE1D) doivent être transmises.
Les établissements à l’étranger (réseau AEFE) ne peuvent donc pas effectuer d’export à ce jour.
Pour les établissements sous ONDE, il faut donc avoir utilisé les données de ONDE pour peupler l’application : élèves et classes (DOC), parents si souhaité (DOC).

Préalable pour le collège

Certaines informations issues de Siècle doivent être transmises.
Les établissements à l’étranger (réseau AEFE) ne peuvent donc pas effectuer d’export à ce jour.
Pour les établissements sous Siècle, il faut donc avoir utilisé les données de Siècle pour peupler l’application : élèves et classes (DOC), enseignants (DOC), parents si souhaité (DOC).
Un fichier de nomenclatures est aussi à renseigner (DOC).

Préalable commun

Avant d’exporter les données du Livret Scolaire, il faut s’être penché un minimum sur son contenu et l’avoir édité.
Générer l’impression pdf du Livret Scolaire est donc requis pour plusieurs raisons :

• cela devrait permettre de s’assurer que les données sont présentes et conformes aux attentes
• cela archive l’exemplaire pdf dans SACoche, ce qui le rend consultable y compris les années suivantes
• en cas de report de données depuis un bulletin scolaire, une fois celui-ci fermé et le pdf généré, il convient de faire de même pour le Livret Scolaire, pour s’assurer d’avoir des reports de données à jour

Étape 1/2 : Récolter les données dans SACoche

On suppose donc que le bilan a été entièrement renseigné, passé à l’étape Complet, puis que l’impression pdf a été effectuée et vérifiée.
On peut alors, pour chaque classe, cliquer sur le bouton de l’interface proposée.
Ceci récupère, pour chaque élève de la classe, les informations utiles à la génération du fichier d’export (qui pourra être individuel ou collectif).

Si des informations sont manquantes, incomplètes, ou incohérentes, elles sont ignorées ou arrangées (selon ce qui est possible) afin de ne pas provoquer de rejet lors de l’import LSU.
SACoche affiche un compte-rendu détaillé des opérations vous en informant.

Pour les bilans de fin de cycle, il est obligatoire de renseigner tous les positionnements (degrés de maîtrise du socle).

Étape 2/2 : Générer un fichier d’export pour LSU

Cette étape peut être effectuée à chaque période (recommandé, pour éviter la découverte d’un problème en fin d’année), ou en fin d’année.
On peut sélectionner un ensemble d’élèves (d’un niveau, tout l’établissement, etc.) ou un élève particulier (par exemple qui quitte l’établissement).
SACoche compile alors les données récoltées à l’étape précédente pour chaque élève concerné et chaque période concernée en un unique fichier au format attendu par LSU.

SACoche ne conserve pas ces données d’export d’une année scolaire à une autre.
L’export doit donc être effectué avant la fin de l’année scolaire, ou avant la sortie d’un élève de l’établissement (comme demandé par LSU).

Recommandations concernant la cadence et la granularité des imports

Voici les recommandations de l’équipe LSU concernant la transmission des données :

• La cadence préconisée est à la fin de chaque période pour les bilans périodiques, et à la fin de chaque cycle pour les bilans de fin de cycle.
• La granularité préconisée est la transmission de bilans à minima classe par classe : import d’un fichier qui contient les bilans de tous les élèves de la classe pour la période. Un fichier pour le bilan d’un élève est possible dans un cas d’usage de correction ponctuelle, mais il ne devrait pas être la norme. De même un seul fichier pour tous les bilans de l’année (pour plusieurs périodes, et les bilans de fin cycles), pour tous les élèves d’un établissement est possible, mais comporte des risques de par le volume de données à traiter.
• Les remontées doivent être effectuées au plus tard à la mi-juillet, avant les congés d'été ; dans certains cas exceptionnels, des remontées tardives en août ont pu être acceptées, mais cela reste une tolérance rare et risquée en raison des livraisons/installations des nouvelles versions en académie pour la rentrée.

Préalable dans LSU

• les périodes
• les sources de données
• les types de positionnement (2D uniquement car au 1D il n’y a pas le choix)

L’import échouera si ces paramétrages ne sont pas définis dans LSU, et sera rejeté s’ils sont incohérents avec ceux transmis dans l’export éditeur.

• 1D - paramétrage des périodes
• 1D - paramétrage par classe de la source de données
• 2D - paramétrage des périodes
• 2D - paramétrage par classe de la source de données et du type de positionnement

Import du fichier

Un personnel de direction importe le fichier issu de SACoche.
L’application LSU affiche un compte-rendu des opérations tel celui-ci :

Au collège, l’usage de matières hors Siècle, dans cet exemple, génère des alertes, mais non bloquantes, l’import s’est correctement effectué.

• 1D - import des bilans
• 1D - messages d’import
• 2D - import des bilans
• 2D - messages d’import

Positionnements des degrés de maîtrise du socle commun sur les bilans périodiques

En septembre 2016, les spécifications ont ajouté la possibilité d’indiquer sur les bilans périodiques des positionnements indicatifs sur les degrés de maîtrise du socle commun.
SACoche ne transfère pas cette information, facultative, pour les raisons suivantes :

• elle n’est pas prévue par le décret définissant le Livret Scolaire
• le bilan périodique est déjà très chargé en informations et dispositifs
• cela porte à confusion avec le positionnement définitif en fin de cycle qui est le seul à être pris en compte
• la maîtrise du socle s’apprécie sur tout le cycle et non une période
• les familles ont déjà accès au quotidien grace à SACoche à ce pré-positionnement indicatif (DOC)
• même si un report depuis SACoche pourrait être automatisé, sa vérification alourdirait encore le travail des enseignants

Des établissements nous ont interpellé pour savoir si des imports vers LSU peuvent être effectués en provenance d’applications différentes (selon les niveaux de classes, selon les bilans périodiques ou de fin de cycle).

L’équipe en charge du LSU nous a indiqué que oui, à compter de la version 16.4 de LSU pour les bilans périodiques, et 17.1 de LSU pour les bilans de fin de cycle.
Il est possible d’effectuer des remontées de logiciels différents selon les périodes, les types de bilans (périodiques, fin de cycle…), ou les classes.
On peut donc même envisager par exemple une saisie manuelle pour une classe au 1er semestre, un import depuis un logiciel pour le 2ème semestre, un import depuis un autre logiciel pour le bilan de fin de cycle.

De plus, l’équipe LSU nous a clairement confirmé par écrit qu’en mode "import éditeur", il n’y a pas précision de l’éditeur émetteur, celui ci peut varier d’une période à une autre sans problème.
Passer d’un éditeur privé à un autre ne nécessite donc aucun changement de paramétrage, dans les deux cas c’est "import éditeur".

Dans LSU, avant de modifier le paramétrage de l’origine des données, il faut s’assurer que les bilans déjà existants soient verrouillés, sinon ils seront supprimés !
De plus, modifier ce paramétrage empêche un futur déverrouillage des bilans précédents.

En revanche, pour un bilan donné d’un élève donné sur une période donnée, il est impossible de mixer plusieurs imports depuis plusieurs logiciels, ni même depuis le même logiciel : chaque nouvel import remplace le bilan existant de l’élève dans sa totalité.
Ainsi, par exemple, sur une classe, si des enseignants de mathématiques travaillent avec SACoche et que des enseignants de français travaillent avec un autre logiciel privé, il faut choisir une application qui synthétise les saisies et fasse la remontée LSU (tout comme, on général, on choisissait "avant" une application pour éditer les bulletins).
C’est souvent dans SACoche qu’il y a des données riches et adaptées à l’esprit de la réforme de l’évaluation et du suivi des élèves par compétences…

Enfin, il n’y a aucune saisie possible dans LSU en mode "import éditeur".
Un import est donc supposé complet, il n’est pas éditable par la suite dans LSU.
Ainsi il n’est pas envisageable de n’importer qu’une partie des informations du bilan d’un élève et d’espérer pouvoir ensuite compléter les saisies (pour d’autres matières ou pour certains dispositifs…) dans LSU.

On nous a fait remonter des incitations à utiliser la seule application d’un éditeur bien connu pour tout l’établissement, en évoquant qu’il ne serait pas possible d’exporter dans LSU des données issues de différents logiciels.
Or l’équipe en charge du LSU avait clairement expliqué le contraire lors d’une réunion avec les éditeurs en date du 10 octobre 2016.
La Foire aux questions du LSU publiée sur Éduscol le 21 décembre 2016 l’a ensuite confirmé.
Nous déplorons donc cette démarche trompeuse.

Explication

Comme indiqué précédemment, avant d’exporter les données du Livret Scolaire, il faut s’être penché un minimum sur son contenu et l’avoir édité.
Générer l’impression pdf du Livret Scolaire est donc requis.

Solution

• revenir à l’étape 15) Édition du livret (DOC)
• passer le bilan à l’étape Complet
• cliquer sur l’icône

Explication

Comme indiqué précédemment, avant d’exporter les données du Livret Scolaire, il faut s’être penché un minimum sur son contenu et l’avoir édité.

Les pré-positionnements sur le socle pour le bilan de fin de cycle s’effectuent à partir des items évalués reliés aux composantes du socle.
Si, pour une composante donnée, il n’y a pas eu d’évaluation, ou que les items correspondants n’ont pas été reliés au socle, SACoche ne peut pas établir de proposition de positionnement.
Quand le bilan de fin de cycle est en édition, l’équipe pédagogique est censée analyser ces pré-positionnements, et éventuellement les ajuster…

Solution

• revenir à l’étape 15) Édition du livret (DOC)
• passer le bilan de fin de cycle à l’étape Saisies Profs ou Saisies Mixtes
• avec un compte adapté, renseigner les positionnements manquants (icône ou )
• repasser le bilan à l’étape Complet
• re-générer le pdf (icône )
• retourner à l’étape 16) Export LSU pour récolter les données

Explication

Les identifiants de classe exportés doivent correspondre à ceux de ONDE (sinon l’import sera rejeté par LSU).
À l’export, SACoche vérifie donc que c’est le cas, en comparant avec les données du dernier import ONDE effectué.
Si ce dernier import ONDE ne comportait les données que d’une seule autre classe, alors cela bloque l’export.

Solution

L’import d’un fichier issu de ONDE doit comporter tous les élèves de l’école (comme la documentation le précise).
Effectuer un nouvel import du fichier issu de ONDE avec tous les élèves de l’école.

Explication

Si, lors de l’import, vous avez une erreur signalant en masse des positionnements manquants, ou que vous constatez leur absence dans LSU après import, alors que ces posisionnements sont bien renseignés sans le Livret Scolaire de SACoche, alors cela vient probablement d’une incohérence de paramétrage entre les deux applications.
À chaque nouvelle année scolaire LSU est configuré par défaut pour recevoir des notes sur 20 ; si vous utilisez un autre positionnement il faut donc retourner l’indiquer dans LSU à chaque fois…

Solution

Choisir le même mode de positionnement côté SACoche (DOC) et côté LSU (DOC).

Explication

Si, lors de l’import, vous avez une erreur signalant en masse que tous les élèves sont non scolarisés, à l’exception des entrants de l’année en cours, alors il s’agit d’un problème venant d’une période commençant avant le début officiel de l’année scolaire.
Par exemple un premier trimestre défini dans SACoche comme commençant au 1er septembre alors que la rentrée des élèves s’est effectuée après.

Solution

Au second degré, une solution consiste à importer le fichier "Communs" de Siècle pour l’année en cours (DOC) : le problème ne doit alors pas se produire.
Sinon, et dans les autres cas, il faut modifier dans SACoche la date de début de période (DOC)
Dans les deux cas, récolter de nouveau les données avant de générer le fichier d’export.

Explication

L’équipe en charge de LSU nous informe d’un bug début 2018.
Il peut y avoir des rejets de type "Élève non inscrit" non explicables lorsque le nombre d’élèves traités dans le fichier est important.
Les équipes LSU et Siècle Base-Élèves vont travailler à la résolution de cette anomalie de dialogue entre les deux systèmes.

Solution

Dans l’attente, il est préconisé comme moyen de contournement de procéder à des exports plus petits : par niveau ou par division.

Au premier degré, il n’y a pas d’identifiants permettant de reconnaître les enseignants : vérifier que l’orthographe est identique dans Onde et dans SACoche (il peut suffire d’un accent, d’un tiret, ou d’une majuscule différente).

Au second degré, les enseignants ont-ils bien été importés dans SACoche avec le fichier issu de STS-Web ?
Si oui, alors il est probable que ce soit parce que l’établissement n’a pas procédé à l’export des services d’enseignement de STS-Web vers Siècle.
Lors de l’import, les contrôles côté LSU se font à partir des données contenues dans la base Siècle.
En règle générale, lorsque les alertes sont trop nombreuses, l’équipe LSU préconise de faire (ou de refaire) l’export des services de STS-Web vers Siècle.

Pour des matières hors-Siècle ("documentation", etc.), le signalement est justifié.
Sinon, vérifier dans SACoche que le référentiel a bien été relié à une matière de Siècle (étape n°2 de la configuration).
Si c’est le cas, vérifier dans STS-Web que les horaires d’enseignement des options concernées ne sont pas à zéro, sinon SACoche ne tient pas compte de leur modalité d’élection.
Concernant les enseignements optionnels enseignés en groupe, vérifier aussi dans Siècle Base-Élèves que les élèves sont bien inscrits dans les groupes.
Enfin, en règle générale, lorsque les alertes sont trop nombreuses, l’équipe LSU préconise de faire (ou de refaire) l’export des services de STS-Web vers Siècle.

Les spécifications du fichier à importer dans LSU demandent d’indiquer une date de conseil de classe.
LSU l’affiche ensuite dans son interface comme date de remontée / verrouillage.

SACoche ne gère pas spéciquement de date de conseil de classe et il ne nous a pas semblé utile de l’ajouter.
SACoche utilise donc en remplacement la date à laquelle le bilan a été passé pour la dernière fois au statut Complet (fermé).

Cette date n’est qu’indicative et n’a aucune incidence sur le transfert du fichier.

Non, désolé, ce n’est plus possible une fois la bascule de l’année scolaire effectuée.

Même si SACoche vous permettait encore de réaliser l’export (ou si vous auriez l’idée et la possibilité d’utiliser une ancienne sauvegarde de la base), vous ne pourriez pas l’importer dans LSU.

Au cours des premiers mois de l’année scolaire 2016-2017, des propos fallacieux nous ont été directement remontés par des collègues :

• tel responsable de la DSI d’une académie affirmant qu’il n’y aura pas de bascule possible entre SACoche et le LSU
• telle inspectrice d’une académie affirmant que SACoche ne sera pas compatible avec LSU
• tel inspecteur d’une autre académie qui met en doute la compatibilité SACoche - LSU (tout en avouant ne pas connaitre SACoche !)
• tels formateurs qui disent aux stagiaires de ne surtout pas utiliser SACoche qui ne sera pas compatible avec le nouveau livret
• tel conseiller d’une société bien connue affirmant être certain que SACoche ne sera pas en mesure d’exporter vers LSU, ajoutant que eux seuls étaient capables de mettre suffisamment d’ingénieurs sur ce projet
• etc.

A ceci s’ajoutent des fiches techniques DGESCO, datant de septembre 2016, dont le contenu a inquiété des établissements :
« Le ministère travaille actuellement avec les éditeurs, prioritairement les plus représentatifs, pour s’assurer de leur parfaite conformité au contrat d’interface avec le Livret scolaire »
« Un contrat d’interface permet aux éditeurs de se mettre aux normes de l’application nationale afin d’obtenir une habilitation »
« Cette habilitation certifie la conformité des transferts vers l’application nationale des données constitutives du livret scolaire saisies dans l’un de ces logiciels privés »
« Vous devez vous assurer que votre logiciel privé de suivi des acquis scolaires a reçu l’habilitation du MENESER et que le logiciel est en parfaite conformité au contrat d’interface »
« Il convient de mettre en garde des conséquences de l’utilisation de logiciels non habilités »
« La direction du numérique pour l’éducation (DNE) vous tiendra informé des logiciels de suivi des acquis scolaires pour lesquels la parfaite interopérabilité sera garantie »

Or l’équipe en charge du suivi du LSU qui nous a indiqué lors d’une réunion le 10 octobre 2016 une version un peu différente.
En réalité, il n’y a pas de procédure d’accréditation / d’habilitation dans la mesure où aucun éditeur ne verra son fichier d’import interdit.
Mais une procédure de test d’import, ouverte aux éditeurs jusqu’en avril 2017, afin de vérifier que leur fichier d’export est conforme aux attentes et de leur donner des indications le cas échéant.
Enfin, les éditeurs qui ont fourni des fichiers validés sont listés afin de guider et rassurer les établissements.

Concernant SACoche, nous avons transmis fin novembre 2016 un fichier complet de bilans périodiques du 2nd degré (avec éléments de programme travaillés, appréciations, positionnements, AP, EPI, parcours, modalités d’accompagnement, données de vie scolaire, coordonnées des responsables légaux...) à l’équipe en charge du LSU, et il a passé l’import avec succès.
Début février 2017, nous avons fait parvenir à l’équipe en charge du LSU un bilan de fin de cycle du 2nd degré qui a été importé sans difficulté.
Enfin, début mars 2017, nous avons effectué des tests d’import concluants pour des bilans périodiques et de fin de cycle du 1er degré.
Nous nous félicitons d’ailleurs de la très bonne réactivité de la sympathique équipe de développement et de suivi du LSU, dont le travail et la collaboration nous sont précieux.

Malentendu, maladresse, ignorance, intimidation, malveillance, mensonge... nous laissons chacun se faire son opinion sur la réelle nature des propos tenus et les intentions de leurs auteurs.
Il est en tout cas très regrettable de voir ainsi jeter le discrédit sur un outil libre et gratuit, conçu par et pour des enseignants, et reconnu performant pour l’évaluation par compétences (mais peut-être est-ce cela qui dérange ?).

• DOC : Réglages synthèses & bilans.
• DOC : Livret Scolaire : Introduction.
• DOC : Livret Scolaire : Administration / Configuration.
• DOC : Livret Scolaire : Édition / Impression.
• DOC : Livret Scolaire : Export LSU.
• DOC : Absences & Retards.
• DOC : Décisions du conseil de classe.
• DOC : Erreurs dans les appréciations.
• DOC : Tableaux de positionnements / d’appréciations.
• DOC : Bilan officiel - Saisie déportée.
• DOC : Simuler l’impression finale du bilan.
• DOC : Archives consultables.