SACoche : Évaluer par compétences et valider le socle commun

Menu de gauche

Import d'utilisateurs depuis Siècle / STS-Web

Introduction

Cette procédure peut être utilisée pour une initialisation, ou pour une mise à jour ultérieure. Lors de la procédure, il peut être proposé de retirer des utilisateurs : leurs données ne seront pas supprimées, les comptes seront simplement désactivés. Il n'y a donc pas de risque d'effacer des utilisateurs.

Cette procédure est à privilégier pour tous les établissements du second degré dépendant du système éducatif français.

Tous les personnels utilisateurs de l'établissement doivent être présents dans le fichier transmis ; s'il n'y sont pas, SACoche estime qu'ils ont quitté l'établissement.


Exporter / Importer les nomenclatures Siècle (pour le LSU)

Ce fichier n'est utile à SACoche que pour l'export vers le LSU des bilans périodiques au collège.

  • Se connecter à l'environnement Siècle / BEE.
  • Choisir Consultation et export (il faut en avoir les droits, le personnel de direction les a et peut attribuer une délégation de droit à d'autres personnels).
  • Dans le menu de gauche choisir Exportations - En XML.
  • Cliquer sur Nomenclature et enregistrer le fichier Nomenclature.xml obtenu.

On peut compresser ce fichier au format zip avant de le transférer.

On peut importer ce fichier dans SACoche à deux endroits.

  • Se connecter avec un compte administrateur.
  • Menu Import de donnéesImporter des fichiers d'utilisateurs.
  • Choix Fichiers extraits de Siècle / STS-Web puis Importer les nomenclatures (pour le LSU).
  • Cliquer sur Parcourir... et indiquer le fichier précédent.

Ou bien :

  • Se connecter avec un compte administrateur ou directeur.
  • Menu Bilans officielsLivret ScolaireExport LSU.
  • Paragraphe Fichier [ Nomenclature.xml ].
  • Cliquer sur Parcourir... et indiquer le fichier précédent.

Exporter les élèves de Siècle (avec leurs affectations)

  • Se connecter à l'environnement Siècle / BEE.
  • Choisir Consultation et export (il faut en avoir les droits, le personnel de direction les a et peut attribuer une délégation de droit à d'autres personnels).
  • Dans le menu de gauche choisir Exportations - En XML.
  • Cliquer sur Élèves sans adresse et enregistrer le fichier ExportXML_ElevesSansAdresses.zip obtenu.

Il est inutile de décompresser ce fichier (laissez-le avec son extension zip).


Importer les élèves dans SACoche (avec leurs affectations)

  • Se connecter avec un compte administrateur.
  • Menu Import de donnéesImporter des fichiers d'utilisateurs.
  • Choix Fichiers extraits de Siècle / STS-Web puis Importer les élèves (avec leurs affectations).
  • Choisir entre :
    • un affichage complet des analyses et des comptes-rendus (sélectionné par défaut pour le 1er import de l'année scolaire)
    • une analyse restreinte aux seules différences trouvées et des comptes-rendus non détaillés (sélectionné par défaut pour les imports suivants)
  • Cliquer sur Parcourir... et indiquer le fichier précédent.
  • A la fin de l'étape 6, ne pas oublier de récupérer les identifiants des nouveaux utilisateurs inscrits (les mots de passe étant cryptés, ils ne sont plus accessibles ultérieurement) : on peut télécharger un fichier zip contenant un fichier csv (lisible avec un tableur), ainsi qu'un fichier pdf d'étiquettes à distribuer.

Il se peut que des affectations aux groupes manquent dans le fichier ; décocher alors les suppressions proposées et consulter les paragraphes ci-dessous :


Exporter les professeurs & directeurs de Siècle (avec leurs affectations)

  • Accéder à ARENA sour un profil personnel de direction.
  • Choisir [Gestion des personnels] puis [STS-Web Mise à jour].
  • Sélectionner la bonne année scolaire.
  • Dans le menu de gauche choisir [Exports][Emploi du temps].
  • Enregistrer le fichier STS_emp_UAI_annee.xml obtenu.

On peut compresser ce fichier au format zip avant de le transférer.


Importer les professeurs & directeurs dans SACoche (avec leurs affectations)

  • Se connecter avec un compte administrateur.
  • Menu Import de donnéesImporter des fichiers d'utilisateurs.
  • Choix Fichiers extraits de Siècle / STS-Web puis Importer les professeurs & directeurs (avec leurs affectations).
  • Choisir entre :
    • un affichage complet des analyses et des comptes-rendus (sélectionné par défaut pour le 1er import de l'année scolaire)
    • une analyse restreinte aux seules différences trouvées et des comptes-rendus non détaillés (sélectionné par défaut pour les imports suivants)
  • Cliquer sur Parcourir... et indiquer le fichier précédent.
  • Si le fichier contient les informations correspondantes, des affectations des enseignants aux classes, aux groupes, aux matières, et en tant que professeur principal, seront proposées.
  • Il se peut que des services ou affectations manquent dans le fichier : décochez alors les suppressions proposées !
  • A la fin de l'étape 6, ne pas oublier de récupérer les identifiants des nouveaux utilisateurs inscrits (les mots de passe étant cryptés, ils ne sont plus accessibles ultérieurement) : on peut télécharger un fichier zip contenant un fichier csv (lisible avec un tableur), ainsi qu'un fichier pdf d'étiquettes à distribuer.

Certains personnels ne figurent pas dans ce fichier : professeur documentaliste, assistants d'éducation… Si vous en avez l'utilité, alors il faut les ajouter manuellement.

Seuls les nouveaux utilisateurs ont des identifiants générés : pour les autres, les identifiants sont inchangés. Il est ensuite possible de regénérer tous les mots de passe.


Exporter les parents de Siècle (avec adresses et responsabilités)

  • Se connecter à l'environnement Siècle / BEE.
  • Choisir Consultation et export (il faut en avoir les droits, le personnel de direction les a et peut attribuer une délégation de droit à d'autres personnels).
  • Dans le menu de gauche choisir Exportations - En XML.
  • Cliquer sur Responsables avec adresse et enregistrer le fichier ExportXML_ResponsablesAvecAdresses.zip obtenu.

Utiliser le navigateur Internet Explorer pose problème, on risque alors de récupérer un fichier corrompu.


Importer les parents dans SACoche (avec adresses et responsabilités)

Les élèves doivent être présents dans la base avant d'importer les responsables légaux.

  • Se connecter avec un compte administrateur.
  • Menu Import de donnéesImporter des fichiers d'utilisateurs.
  • Choix Fichiers extraits de Siècle / STS-Web puis Importer les parents (avec adresses et responsabilités).
  • Choisir entre :
    • un affichage complet des analyses et des comptes-rendus (sélectionné par défaut pour le 1er import de l'année scolaire)
    • une analyse restreinte aux seules différences trouvées et des comptes-rendus non détaillés (sélectionné par défaut pour les imports suivants)
  • Cliquer sur Parcourir... et indiquer le fichier précédent.
  • A la fin de l'étape 3, ne pas oublier de récupérer les identifiants des nouveaux utilisateurs inscrits (les mots de passe étant cryptés, ils ne sont plus accessibles ultérieurement) : on peut télécharger un fichier zip contenant un fichier csv (lisible avec un tableur), ainsi qu'un fichier pdf d'étiquettes à distribuer.

Seuls les nouveaux utilisateurs ont des identifiants générés : pour les autres, les identifiants sont inchangés. Il est ensuite possible de regénérer tous les mots de passe.

Le document avec les identifiants des nouveaux parents n'indique pas la classe de leurs enfants car il est généré avant l'étape de rattachement des parents aux élèves. En revanche, si ensuite on regénère tous les mots de passe, alors la première ligne du PDF généré comporte classe et nom des enfants rattachés au parent.

Il se peut que des responsables soient en double ou que des conjoints aient des adresses légèrement différentes ; consulter les paragraphes ci-dessous :


Cas des professeurs - Affectations professeurs-classes manquantes

Si SACoche ne trouve aucune affectation des professeurs aux classes lors d'un import Siècle, c'est très probablement parce que l'équipe de direction n'a pas fait remonter les services dans STS.

Le personnel de direction utilise un logiciel privé pour constituer son EDT.
Il est important que la direction fasse remonter cet emploi du temps vers STS dès la rentrée (et donc sans attendre la remontée pour les VS), car sinon cela bloque la mise en route des autres applications.
En effet dans ce cas il y manque alors :

  • les changements de personnels (professeurs, direction)
  • les affectations des enseignants aux classes et aux matières
  • les groupes et les affectations des élèves et des enseignants à ces groupes

Afin de pouvoir effectuer une telle remontée des données dans STS tôt dans l'année, la direction doit retirer des éléments bloquants :

  • enseignants pas encore "officiellement" dans l'établissement
  • la chorale, l'AS, les projets, l'accompagnement éducatif, les HVC, …
  • les services des assistantes pédagogiques, du professeur documentaliste
  • mise en cohérence des données, avec une vigilance sur les soutiens…

Cas des groupes - Affectations élèves-groupes manquantes

Si SACoche ne trouve aucune affectation des élèves aux groupes lors d'un import Siècle, il y a deux causes possibles :

1. Les affectations n'ont pas été effectuées dans Siècle.

Le personnel de direction utilise un logiciel privé pour constituer son EDT.
Il y place les groupes, mais juste en y rattachant les professeurs, sans y affecter les élèves.
La remontée est effectuée dans STS-Web, et basculée dans Siècle.
Mais les affectations élèves-groupes n'ont pas été renseignées par l'établissement dans Siècle par le secrétariat administratif…
Du coup le fichier ExportXML_ElevesSansAdresses ne contient pas les informations correspondantes (groupes vides) !

  • Solution : demander à ce que les élèves soient affectés aux groupes dans Siècle avant export du fichier.
2. Les affectations dans Siècle ont une date limite d'appartenance qui bloque l'export.

Le personnel de direction utilise un logiciel privé pour constituer son EDT.
Il y place les groupes, et y affecte les élèves.
La remontée est effectuée dans STS-Web, et basculée dans Siècle.
Dans Siècle, on retrouve bien les élèves rattachés aux groupes, mais automatiquement affectés d'une date limite d'appartenance au groupe fixée à la fin de l'année scolaire.
Et lors de l'export du fichier ExportXML_ElevesSansAdresses, ces groupes sont curieusement ignorés ! C'est semble-t-il un bug de Siècle, car si un groupe est ajouté manuellement dans STS-Web, les élèves affectés n'ont pas de date de sortie du groupe, et cette fois-ci leurs affectations figurent bien dans le fichier d'export.

  • Solution : supprimer les dates de sorties de groupe dans Siècle avant export du fichier, faire remonter le bug aux services compétents.
Nouveauté en mars 2014 : Import dans Sconet des liens groupes / élèves

Pour faciliter l'appartenance des élèves aux différents groupes au cours d'une année scolaire dans Siècle, une interface d'import pour les établissements est désormais disponible dans Siècle pour ceux qui effectuent la saisie de cette information dans leur logiciel privé d'emploi du temps (DOC).
C'est à dire qu'il est maintenant possible, dans Siècle, d'importer les liaisons élèves-groupes établies depuis un logiciel privé de contitution d'emplois du temps.
Ceci permet d'éviter une double saisie (à condition bien sur que le logiciel privé utilisé ait développé la possibilité de générer l'export correspondant).
Ainsi, les groupes seront renseignés dans BEE de Siècle, et remonteront dans l'export de Siècle utilisé par SACoche.


Cas des groupes - Groupes utiles et groupes inutiles

La majorité des groupes issus de Siècle sont inutiles dans SACoche !

Par exemple, situation fréquente : un élève de 6e a des heures de SVT et Techno en classe entière, et aussi des heures en demi-groupes (une demi-classe va en SVT et l'autre en techno, puis échange à l'heure suivante).
Dans ce cas, en plus des affectations des élèves aux classes, Siècle ajoute 4 groupes :

  • svt groupe 1
  • svt groupe 2
  • techno groupe 1
  • techno groupe 2

Or ces groupes sont parfaitement inutiles (et même nuisibles) dans SACoche car on ne cherche pas à y constituer des emplois du temps, mais juste à évaluer les élèves, et les professeurs sont déjà affectés aux classes des élèves.

Pareil pour les heures quinzaines ou pour des heures de soutien…
Les seuls groupes utiles rencontrés jusqu'à présent ne concernent que les groupes de langues : quand les professeurs n'ont qu'une partie de classe (sans jamais avoir la classe entière), ou des regroupements d'élèves issus de plusieurs classes (idem).
On peut alors soit affecter les classes entières aux professeurs concernés et leur laisser se constituer leurs groupes, soit leur affecter ces groupes peuplés.

Attention si on refait un import Siècle ultérieur : il faut décocher les groupes que SACoche reproposera de créer, et prendre garde à tout ce qu'on a ajouté manuellement dans SACoche et que SACoche proposera de supprimer !


Cas des groupes - Groupes ajoutés manuellement

En cas d'ajout de groupes directement dans SACoche, lors d'un import d'utilisateurs ultérieur, il faut bien surveiller les propositions de retraits de groupes et d'affectations aux groupes proposés.

Sinon, si ces groupes sont supprimés, bien que les scores des élèves aux évaluations restent archivés et visibles dans les bilans, alors :

  • les enseignants ne trouveront plus les évaluations associées dans leurs menus Evaluer une classe ou un groupe ou Evaluer des élèves sélectionnés
  • les élèves et les familles ne les trouveront plus non plus dans leur menu Liste des évaluations

Si vous envisagez de restaurer une base pour réparer une erreur d'importation, consultez auparavant la documentation [Sauvegarde et restauration de la base].


Cas des responsables - Doublons de comptes

Un responsable légal ayant plusieurs enfants scolarisés dans l'établissement doit être rattaché à tous et pouvoir les suivre avec un compte unique.

Recherche de doublons

SACoche possède un outil de détection de comptes parents en doubons :

  • Se connecter avec un compte administrateur.
  • Menu Gestion des utilisateursParentsParents (gestion)
  • Clic sur Rechercher des responsables homonymes susceptibles d'être des comptes en double
Explication et résolution

Quand un responsable a déjà un enfant dans l'établissement, et qu'un autre enfant vient à être inscrit dans l'établissement, il ne faut pas dans Siècle créer un nouveau compte à ce responsable, mais indiquer le compte existant comme responsable des deux enfants.
Sinon, au lieu d'avoir un compte parent rattaché à tous ses enfants, on se retrouve avec plusieurs comptes pour un même parent, chacun n'étant rattaché qu'à un seul enfant.


Cas des responsables - Doublons d'adresses

Diagnostic du problème

SACoche possède un outil de détection de telles situations :

  • Se connecter avec un compte administrateur.
  • Menu Gestion des utilisateursParentsParents & adresses
  • Clic sur Rechercher des responsables d'un même élève dont les adresses sont proches sans être identiques
Explication et résolution

Dans Siècle, lorsque deux responsables vivent sous le même toit, il faut leur déclarer la même adresse.
Si on saisit séparément les adresses de chacun, on risque se retrouver avec des adresses non exactement similaires, donc considérées comme distinctes (une virgule / un accent / une espace en plus ou en moins, "Res." / "Résidence", etc.).

Or, pour l'impression de bilans officiels, on choisit en général l'option d'imprimer 2 bilans par élève si les responsables légaux ont des adresses postales différentes.
On se retrouve alors, pour certains responsables, avec deux bilans au lieu d'un, alors qu'ils devraient avoir la même adresse.

Effectuer le ménage dans Siècle, puis réaliser un nouvel export / import vers SACoche.


Documentations associées