SACoche : Évaluer par compétences et valider le socle commun

Menu de gauche

Bilan officiel : Relevé d'évaluations

Introduction

officiel_releve_evaluations

Un relevé d'évaluations est un "relevé d'items pluridisciplinaires" officiel pouvant comporter des appréciations, les coordonnées de l'établissement et des responsables légaux, un tampon / une signature numérique.
Son élaboration est soumise à différents droits d'accès paramétrables.


Étapes du processus de création Indéfini Vide Saisies Profs Saisies Mixtes Saisie Synthèse Complet

Accès

L'accès à l'interface de gestion dépend du profil :

  • depuis un compte administrateur, menu Gestion des bilans officielsRelevé d'évaluations
  • depuis un compte professeur ou directeur, menu Bilans officielsRelevé d'évaluations

Les bilans sont établis à partir des relations entre classes/groupes et périodes.
Un administrateur doit donc avoir préalablement défini des périodes et les avoir reliées aux classes/groupes.

Étapes

Les différents statuts successifs d'un bilan officiel sont :

  • Indéfini Indéfini → sans objet
  • Vide Vide → vierge, fermé à la saisie
  • Saisies Profs Saisies Profs → ouvert à la saisie des appréciations intermédiaires (uniquement)
  • Saisies Mixtes Saisies Mixtes → ouvert à la saisie des appréciations intermédiaires et de l'appréciation générale
  • Saisie Synthèse Saisie Synthèse → ouvert à la saisie de l'appréciation générale (uniquement)
  • Complet Complet → fermé à la saisie, prêt à l'impression / archivage

Les profils autorisés à modifier le statut d'un bilan officiel sont définis par un administrateur (DOC).

Mode discret

Les enseignants peuvent s'abonner pour être notifiés de l'ouverture d'une étape de saisie d'un bilan officiel.
Cocher une case [Mode discret] évite l'envoi de notifications aux abonnés (par exemple en cas d'ouverture exceptionnelle pour un enseignant).

Classes et groupes

Les statuts d'un bilan ne sont définis que sur les classes.
D'ailleurs, avec un compte administrateur ou directeur, dans cette interface de gestion, seules les classes apparaissent.

Il en est ainsi parce que les élèves sont rattachés à une unique classe mais peuvent l'être à plusieurs groupes.
Définir les ouvertures sur les groupes pourrait donc entrainer des incohérences.
Par exemple si un élève est rattaché à un groupe A ouvert en saisie et à un autre groupe B fermé en saisie, accéder à l'interface de saisie sur le groupe A permettrait d'engendrer des modifications qui impacteraient le bilan du groupe B, alors que s'il est fermé son contenu ne devrait plus être modifié.
Ou encore : la fermeture de toutes les classes en saisie permettrait quand même de continuer à tout modifier via les groupes... ce qui serait anormal.
Réciproquement, si tous les groupes étaient fermés en saisie mais pas les classes, alors le collègue qui n'a qu'un groupe de la classe serait bloqué dans ses appréciations alors que celui qui a la classe entière pourrait encore les modifier...

C'est pour cela que, quand un professeur a un groupe formé d'élèves de plusieurs classes, ce groupe apparait scindé dans cette interface en autant de sous-groupes que de classes d'origine : selon que les classes soient ouvertes ou fermées en saisies il aura ou non accès à la saisie pour chacun des sous-groupes correspondants.

Appréciations intermédiaires et appréciation générale

La personne qui effectue la synthèse a besoin que les données intermédiaires soient renseignées et définitives.
Idéalement, on utilise dans ce cas les statuts successifs Saisies Profs Saisies Profs puis Saisie Synthèse Saisie Synthèse (qui ferme l'accès aux saisies intermédiaires).
Des établissements ont fait remonter le problème posé par les collègues retardataires…
À leur demande, le statut Saisies Mixtes Saisies Mixtes a été ajouté.
On gagne en souplesse, mais on prend le risque que ces retardataires en profitent encore davantage et soient rejoints par d'autres !
On peut aussi, par exemple, déléguer le droit de changement d'étape de saisie aux professeurs principaux.
Il est tout à fait possible de revenir en Saisies Profs Saisies Profs après être passé par Saisie Synthèse Saisie Synthèse.

SACoche dipose d'un outil pour detailler rechercher des saisies manquantes.
SACoche dipose d'un outil pour corriger des appréciations ; il peut être détourné pour revenir sur des appréciations intermédiaires même si leur saisie est fermée…


modifier Éditer les appréciations par matière

La saisie des appréciations par matière est possible uniquement :

  • si un administrateur / directeur a configuré le bilan avec une appréciation par matière (DOC)
  • si le bilan est à l'étape Saisies Profs Saisies Profs ou Saisies Mixtes Saisies Mixtes
  • aux professeurs

Dans les autres cas, l'icône modifier_non sera présente (ou aucune icône pour un administrateur).

L'interface permet facilement d'ajouter / modifier / supprimer une appréciation, et de naviguer d'un élève à un autre, sachant que :

  • en cliquant sur les symboles sur fond jaune clair, il est possible de consulter les données des périodes précédentes
  • un professeur ne peut rédiger une appréciation que pour une matière à laquelle il est associé
  • quand plusieurs professeurs sont associés à une même matière, chacun peut ajouter son appréciation indépendamment, et consulter celles de ses collègues

Le nombre de caractères autorisés par appréciation est paramétré par un administrateur / directeur (DOC).

Il est possible de signaler ou corriger une faute dans une appréciation.

Il est possible d'imprimer les notes et/ou les appréciations.


tamponner Éditer l'appréciation générale

La saisie de l'appréciation de synthèse générale est possible uniquement :

  • si un administrateur / directeur a configuré le bilan avec une appréciation générale (DOC)
  • si le bilan est à l'étape Saisies Mixtes Saisies Mixtes ou Saisie Synthèse Saisie Synthèse
  • aux profils professeurs et/ou directeurs autorisés par un administrateur (DOC)

Dans les autres cas, l'icône tamponner_non sera présente (ou aucune icône pour un administrateur).

L'interface permet facilement d'ajouter / modifier / supprimer une appréciation, et de naviguer d'un élève à un autre, sachant que :

  • en cliquant sur les symboles sur fond jaune clair, il est possible de consulter les données des périodes précédentes
  • une seule appréciation générale par élève est possible
  • l'auteur de l'appréciation est le dernier qui l'a validée

Le nombre de caractères autorisés par appréciation est paramétré par un administrateur / directeur (DOC).

Il est possible de signaler ou corriger une faute dans une appréciation.

Il est possible d'imprimer les notes et/ou les appréciations.


detailler Rechercher des saisies manquantes

La recherche de saisies manquantes est possible uniquement :

  • si un administrateur / directeur a configuré le bilan avec une appréciation par matière ou générale (DOC)
  • si le bilan est à l'étape Saisies Profs Saisies Profs ou Saisies Mixtes Saisies Mixtes ou Saisie Synthèse Saisie Synthèse

Dans les autres cas, l'icône detailler_non sera présente.

L'interface permet de choisir les matières à examiner.
Un compte rendu d'analyse est alors affiché pour tous les élèves de la classe / du groupe.
On peut ensuite directement passer à l'examen d'un autre regroupement d'élèves (pour les mêmes matières).

En cas de manques détectés, l'indication du ou des enseignants concernés ne peut pas toujours être déterminée avec précision.


voir Consulter le contenu (html)

La consultation du contenu au format html est possible uniquement si le bilan n'est pas à l'étape Vide Vide.

Dans les autres cas, l'icône voir_non sera présente (ou aucune icône pour un administrateur).

La consultation s'effectue élève par élève, l'interface permettant de passer d'un élève à un autre.
La mise en page finale n'est pas visible : il s'agit simplement de consulter les données associées aux élèves.

Il est possible de signaler ou corriger une faute dans une appréciation.

Il est possible d'imprimer les notes et/ou les appréciations.

Il est possible, pour un élève donné de 'imprimer les notes et/ou les appréciations.


imprimer Imprimer le bilan (pdf)

L'impression finale devrait être effectuée une unique fois lorsque le bilan est complet.
Pour une simulation d'impression préalable, utiliser la fonctionnalité dédiée.

L'impression du contenu au format pdf est possible uniquement :

  • si le bilan est à l'étape Complet Complet
  • aux administrateurs, et aux profils professeurs et/ou directeurs autorisés par un administrateur (DOC)

Dans les autres cas, l'icône imprimer_non sera présente.

L'interface permet de choisir les élèves, tout en indiquant si un bilan pdf a déjà été généré pour chacun.
Lors de l'impression, SACoche génère 3 séries de fichiers :

  • un fichier pdf contenant tous les bilans avec coordonnées des responsables légaux, utile pour une impression
  • un fichier zip contenant les bilans avec coordonnées des responsables légaux dans des documents individuels, utile pour un archivage
  • un ensemble de fichiers pdf individuels génériques archivés par l'application, pour consultation si autorisé (voir paragraphe suivant)

L'ordre d'affichage des matières, les regroupements, les éléments présents, la mise en page (coordonnées, tampon/signature, marges, nombre d'exemplaires, …) est paramétré par un administrateur / directeur (DOC).

Quelques derniers conseils concernant l'impression du fichier pdf :

  • ne pas lancer l'impression directement depuis le lecteur pdf du navigateur car le résultat obtenu est de qualité médiocre et pas aux bonnes marges : enregistrer le document pdf sur le disque dur puis l'ouvrir avec un vrai lecteur pdf
  • avant d'effectuer des recto-verso, vérifiez le nombre de pages par bilan : il peut varier selon les élèves
  • les marges étant déjà configurables dans SACoche, sélectionner dans votre lecteur pdf une impression pleine page (pas ajustée aux marges de l'imprimante)
  • surtout dans le cas où les coordonnées des responsables sont affichées avec un emplacement imposé (utilisation d'une enveloppe à fenêtre), car l'impression est alors calculée au millimètre près et des petits traits indiquent les lignes de pliure !
  • dans le cas d'un bloc adresse avec emplacement imposé, des marques de pliage sont donc imprimées ; elles ne sont volontairement pas disposées au tiers de la hauteur, mais de telle façon que la feuille occupe toute la hauteur de l'enveloppe tout en permettant d'imprimer le bloc adresse le plus haut possible sur la feuille (seule la première pliure est importante, ensuite il suffit de plier en deux le morceau restant)

Une ré-ouverture d'un bilan à la saisie provoquera une ré-actualisation du contenu : à éviter.
Une ré-impression provoquera une ré-initialisation des dates de consultation : à éviter.


voir-archive Consulter une copie du bilan imprimé

Lorsqu'un bilan officiel est généré en pdf sous sa forme finale, un exemplaire est archivé par SACoche.

Cet exemplaire générique ne comporte pas les coordonnées des responsables légaux.
Les exemplaires avec les coordonnées des responsables légaux doivent être archivés par la personne ayant effectué l'impression pdf.

Ces copies disponibles :

  • ne comportent donc pas les coordonnées d'un responsable légal
  • sont conservées plusieurs années depuis la mise à jour d'avril 2016
  • sont toujours en couleur (car un paramétrage en niveau de gris n'est pertinent que pour les exemplaires que l'établissement destine à l'impression, pas pour la copie archivée à fin de consultation)

La consultation d'une copie du bilan imprimé au format pdf est possible uniquement :

  • si le bilan est à l'étape Complet Complet
  • si le bilan a été imprimé (pdf généré)
  • aux administrateurs et aux profils autorisés par un administrateur (DOC)

Dans les autres cas, l'icône imprimer_non sera présente.

Leur consultation peut aussi s'effectuer via le menu Bilans officielsArchives consultables.
Lorsqu'un élève ou sa famille accède à un bilan officiel, cela atteste qu'il en a pris connaissance.
Cette information (consultation du bilan) figure dans l'interface des personnels de l'établissement.


Peut-on faire apparaître une matière sans évaluations ?

  • Oui, mais en rusant !

Pour qu'une matière apparaisse sur le relevé d'évaluations d'un élève, et donc qu'un enseignant puisse saisir une appréciation correspondante, il faut que cet élève ait été évalué au moins une fois dans cette matière sur la période correspondante.
Cette évaluation peut être "ABS" ou "DISP" ou "NE" ou "NF" ou "NN" ou "NR", cela est suffisant.
Donc un enseignant qui n'aurait effectué aucune évaluation par compétences, et qui voudrait apparaitre sur le relevé d'évaluations, doit créer une évaluation avec un item de la matière concernée (peu importe lequel), et saisir une note à tous les élèves (elle apparaitra sur le relevé d'évaluations).

Ainsi, par exemple, un élève dispensé en EPS doit être évalué "DISP" par l'enseignant.
De même, un élève absent tout le trimestre doit être évalué "ABS" aux évaluations.


À quel stade les familles (élève et parents) voient-elles les appréciations ?

Les élèves et les parents n'ont accès, si on les y autorise, qu'à consulter une copie du bilan pdf imprimé.
Il faut donc en être à l'étape Complet Complet et avoir lancé l'impression pdf.

Pour tester l'impression d'un bilan officiel sans générer une archive consultable, il faut utiliser la fonctionnalité de simulation de l'impression finale.

Les élèves et les parents ne voient donc pas "en temps réel" les appréciations saisies.
Si vous avez un tel retour, c'est que l'impression pdf d'un bilan officiel a été effectuée alors que des saisies sont en cours, ce qui est une mauvaise démarche.


Documentations associées