Import d’utilisateurs avec un tableur
Introduction
Cette procédure peut être utilisée pour une initialisation, ou pour une mise à jour ultérieure. Lors de la procédure, il peut être proposé de retirer des utilisateurs : leurs données ne seront pas supprimées, les comptes seront simplement désactivés. Il n’y a donc pas de risque d’effacer des utilisateurs.
Cette procédure ne devrait être utilisée que par les établissements ne dépendant pas du système éducatif français.
Utiliser les imports Siècle / STS-Web ou ONDE (ex-BE1D) sinon.
Inutile de chercher à renseigner tous les groupes : voir le dernier paragraphe.
N’importez pas les données d’une seule classe : tous les utilisateurs concernés de l’établissement doivent être présents dans le fichier transmis (s’ils n’y sont pas alors SACoche estimera qu’ils ont quitté l’établissement).
Création du fichier avec un tableur
- Utiliser un logiciel tableur et présenter les données en respectant cette disposition :
| A | B | C | D | E | F | G | H |
|---|
| 1 | numéro | genre | nom | prenom | date naiss. | courriel | classe | groupes |
|---|
| 2 | ele_1934 | G | LABROSSE | Adam | 03/10/2005 | | 6E A | |
|---|
| 3 | ele_534 | F | LAFERMETURET | Claire | 29/05/2002 | moi@domaine.fr | 3E C | 3latin|ODP |
|---|
| 4 | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
|---|
- numéro est un numéro unique qui identifie l’élève tout au long de sa scolarité (il peut être au format texte ou numérique, mais limité à 11 caractères) ; laisser vide s’il n’existe pas mais alors attention : d’une part il ne sera pas possible d’associer les responsables légaux aux élèves via un csv, d’autre part la moindre correction sur une orthographe risque de générer un nouveau compte...
- genre peut prendre les valeurs (facultatif, laisser la colonne vide dans ce cas)
- "1" ou "G" ou "M" ou "M." pour un garçon
- "2" ou "F" ou "MME" pour une fille
- nom est le nom de l’élève.
- prénom est le prénom de l’élève.
- date naiss est la date de naissance de l’élève au format JJ/MM/AAAA.
- courriel est l’adresse email de l’élève (facultatif, laisser la colonne vide dans ce cas).
- classe est la référence de la classe ; dans certains cas l’établissement utilise des noms courts (comme 6°1) et des noms longs (comme 6°Platon) : n’indiquer ici que le nom court.
- groupes est la liste (facultative) des références des groupes séparées par le caractère |.
- La première ligne du fichier, avec les intitulés, sera ignorée, mais ne la retirez pas du fichier !
- Utiliser ensuite le menu
Enregistrer sous... pour enregistrer le fichier au format csv (peu importe le séparateur).
Le format csv n’enregistre qu’une feuille (la première, ou la feuille courante...) ; il faut donc avoir la liste de tous les élèves sur la même feuille avant d’exporter en csv.
Ne pas compresser ce fichier avant de l’importer dans SACoche.
Importation du fichier dans SACoche
- Se connecter avec un compte administrateur.
- Menu .
- Choix
Fichiers fabriqués avec un tableur puis Importer les élèves.
- Choisir entre :
- un affichage complet des analyses et des comptes-rendus (sélectionné par défaut pour le 1er import de l’année scolaire)
- une analyse restreinte aux seules différences trouvées et des comptes-rendus non détaillés (sélectionné par défaut pour les imports suivants)
- Cliquer sur
Parcourir... et indiquer le fichier précédent.
- A la fin de l’étape 4, ne pas oublier de récupérer les identifiants des nouveaux utilisateurs inscrits (les mots de passe étant cryptés, ils ne sont plus accessibles ultérieurement) : on peut télécharger un fichier zip contenant un fichier csv (lisible avec un tableur), ainsi qu’un fichier pdf d’étiquettes à distribuer.
Création du fichier avec un tableur
- Utiliser un logiciel tableur et présenter les données en respectant cette disposition :
| A | B | C | D | E | F | G | H |
|---|
| 1 | numéro | civilité | nom | prenom | profil | courriel | classes | groupes |
|---|
| 2 | prof_1934 | M. | LABROSSE | Adam | ENS | | 6E A|3E C | 3latin|ODP |
|---|
| 3 | dir_534 | MME | LAFERMETURET | Claire | DIR | yo@truc.net | | |
|---|
| 4 | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
|---|
- numéro est un numéro unique qui identifie le professeur ou le directeur (il peut être au format texte ou numérique, mais limité à 11 caractères) ; laisser vide s’il n’existe pas mais alors attention : la moindre correction sur une orthographe risque de générer un nouveau compte...
- civilité peut prendre les valeurs (facultatif, laisser la colonne vide dans ce cas)
- "1" ou "G" ou "M" ou "M." pour un homme
- "2" ou "F" ou "MME" pour une femme
- nom est le nom de la personne.
- prénom est le prénom de la personne.
- profil est un sigle parmi ceux affichés dans le menu (par exemple « ENS » pour un professeur, « DIR » pour un directeur).
- courriel est l’adresse email de la personne (facultatif, laisser la colonne vide dans ce cas).
- classes est la liste (facultative) des références des classes séparées par le caractère |.
- groupes est la liste (facultative) des références des groupes séparées par le caractère |.
- La première ligne du fichier, avec les intitulés, sera ignorée, mais ne la retirez pas du fichier !
- Utiliser ensuite le menu
Enregistrer sous... pour enregistrer le fichier au format csv (peu importe le séparateur).
Le format csv n’enregistre qu’une feuille (la première, ou la feuille courante...) ; il faut donc avoir la liste de tous les professeurs et directeurs sur la même feuille avant d’exporter en csv.
Ne pas compresser ce fichier avant de l’importer dans SACoche.
Importation du fichier dans SACoche
- Se connecter avec un compte administrateur.
- Menu .
- Choix
Fichiers fabriqués avec un tableur puis Importer professeurs & directeurs (avec leurs affectations) / autres personnels.
- Choisir entre :
- un affichage complet des analyses et des comptes-rendus (sélectionné par défaut pour le 1er import de l’année scolaire)
- une analyse restreinte aux seules différences trouvées et des comptes-rendus non détaillés (sélectionné par défaut pour les imports suivants)
- Cliquer sur
Parcourir... et indiquer le fichier précédent.
- A la fin de l’étape 3, ne pas oublier de récupérer les identifiants des nouveaux utilisateurs inscrits (les mots de passe étant cryptés, ils ne sont plus accessibles ultérieurement) : on peut télécharger un fichier zip contenant un fichier csv (lisible avec un tableur), ainsi qu’un fichier pdf d’étiquettes à distribuer.
Seuls les nouveaux utilisateurs ont des identifiants générés : pour les autres, les identifiants sont inchangés. Il est ensuite possible de regénérer tous les mots de passe.
Création du fichier avec un tableur
- Utiliser un logiciel tableur et présenter les données en respectant cette disposition :
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | 0 |
|---|
| 1 | numéro | civilité | nom | prenom | courriel | adresse
ligne 1 | adresse
ligne 2 | adresse
ligne 3 | adresse
ligne 4 | adresse
code postal | adresse
commune | adresse
pays | référence
enfant 1 | référence
enfant 2 | … |
|---|
| 2 | parent_18 | M. | SOAP | Alain | | 14 rue des papiers | | | | | Dakar | | ele_1934 | | |
|---|
| 3 | parent_45 | MME | KA | Laurie | me@site.com | | | | | | | | ele_534 | ele_2038 | |
|---|
| 4 | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
|---|
- numéro est un numéro unique qui identifie le parent tout au long de sa scolarité (il peut être au format texte ou numérique, mais limité à 11 caractères) ; laisser vide s’il n’existe pas mais alors attention : la moindre correction sur une orthographe risque de générer un nouveau compte...
- civilité peut prendre les valeurs (facultatif, laisser la colonne vide dans ce cas)
- "1" ou "G" ou "M" ou "M." pour un homme
- "2" ou "F" ou "MME" pour une femme
- nom est le nom du parent.
- prénom est le prénom du parent.
- courriel est l’adresse email du parent (facultatif, laisser la colonne vide dans ce cas).
- adresse… sont des champs permettant d’indiquer l’adresse du parent (facultatif, laisser les colonnes vides dans ce cas).
- référence enfant… sont les numéros des enfants associés au parent, indiqués lors de l’import du fichier élève (autant de colonnes que d’enfants).
- La première ligne du fichier, avec les intitulés, sera ignorée, mais ne la retirez pas du fichier !
- Utiliser ensuite le menu
Enregistrer sous... pour enregistrer le fichier au format csv (peu importe le séparateur).
Le format csv n’enregistre qu’une feuille (la première, ou la feuille courante...) ; il faut donc avoir la liste de tous les parents sur la même feuille avant d’exporter en csv.
Ne pas compresser ce fichier avant de l’importer dans SACoche.
Importation du fichier dans SACoche
- Se connecter avec un compte administrateur.
- Menu .
- Choix
Fichiers fabriqués avec un tableur puis Importer les parents.
- Choisir entre :
- un affichage complet des analyses et des comptes-rendus (sélectionné par défaut pour le 1er import de l’année scolaire)
- une analyse restreinte aux seules différences trouvées et des comptes-rendus non détaillés (sélectionné par défaut pour les imports suivants)
- Cliquer sur
Parcourir... et indiquer le fichier précédent.
- A la fin de l’étape 3, ne pas oublier de récupérer les identifiants des nouveaux utilisateurs inscrits (les mots de passe étant cryptés, ils ne sont plus accessibles ultérieurement) : on peut télécharger un fichier zip contenant un fichier csv (lisible avec un tableur), ainsi qu’un fichier pdf d’étiquettes à distribuer.
Le document avec les identifiants des nouveaux parents n’indique pas la classe de leurs enfants car il est généré avant l’étape de rattachement des parents aux élèves. En revanche, si ensuite on regénère tous les mots de passe, alors la première ligne du PDF généré comporte classe et nom des enfants rattachés au parent.
La majorité des groupes des emplois du temps sont inutiles dans SACoche !
Par exemple, situation fréquente : un élève de 6e a des heures de SVT et Techno en classe entière, et aussi des heures en demi-groupes (une demi-classe va en SVT et l’autre en techno, puis échange à l’heure suivante).
Dans ce cas, en plus des affectations des élèves aux classes, on a dans les emplois du temps des professeurs 4 groupes :
- svt groupe 1
- svt groupe 2
- techno groupe 1
- techno groupe 2
Or ces groupes sont parfaitement inutiles (et même nuisibles) dans SACoche car on ne cherche pas à y constituer des emplois du temps, mais juste à évaluer les élèves, et les professeurs sont déjà affectés aux classes des élèves.
Pareil pour les heures quinzaines ou pour des heures de soutien…
Les seuls groupes utiles rencontrés jusqu’à présent ne concernent que les groupes de langues : quand les professeurs n’ont qu’une partie de classe (sans jamais avoir la classe entière), ou des regroupements d’élèves issus de plusieurs classes (idem).
On peut alors soit affecter les classes entières aux professeurs concernés et leur laisser se constituer leurs groupes, soit leur affecter et peupler ces groupes.
En cas d’ajout de groupes directement dans SACoche, lors d’un import d’utilisateurs ultérieur, il faut bien surveiller les propositions de retraits de groupes et d’affectations aux groupes proposés.
Sinon, si ces groupes sont supprimés, bien que les scores des élèves aux évaluations restent archivés et visibles dans les bilans, alors :
- les enseignants ne trouveront plus les évaluations associées dans leurs menus ou
- les élèves et les familles ne les trouveront plus non plus dans leur menu
Si vous envisagez de restaurer une base pour réparer une erreur d’importation, consultez auparavant la documentation [Sauvegarde et restauration de la base].
Il peut arriver d’être confronté à un groupe avec des élèves issus de plusieurs niveaux.
Par exemple un groupe "Chorale".
Il est obligatoire d’associer tout regroupement à un niveau.
Dans l’exemple précédent, un groupe "Chorale" peut être associé au niveau 6e, puisque ça "démarre" en 6e.
Le choix effectué ne sert qu’à classer les niveaux dans une liste déroulante (tri par niveau puis par nom) ou dans une présentation de liste des niveaux.
Cela n’a aucune autre incidence sur le fonctionnement de SACoche et n’empêche pas que s’y trouvent des élèves de différents niveaux.
