SACoche : Évaluer par compétences et valider le socle commun

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Import d'utilisateurs depuis Factos

Introduction

Cette procédure peut être utilisée pour une initialisation, ou pour une mise à jour ultérieure. Lors de la procédure, il peut être proposé de retirer des utilisateurs : leurs données ne seront pas supprimées, les comptes seront simplement désactivés. Il n'y a donc pas de risque d'effacer des utilisateurs.

Cette procédure est à privilégier pour tous les établissements français à l'étranger utilisant le logiciel de gestion administrative Factos.

Tous les utilisateurs concernés de l'établissement doivent être présents dans le fichier transmis ; s'il n'y sont pas, SACoche estime qu'ils ont quitté l'établissement.


Exporter les élèves de Factos (avec leurs affectations)

Copie d'écran des champs à extraire du logiciel Factos pour les élèves
  • Lancer le logiciel Factos.
  • Choisir Liste administrative et créer une liste comportant au moins les champs suivants :
    • Elève Identifiant GEP
    • Elève Nom de l'élève
    • Elève Prénom élève
    • Elève Sexe
    • Elève Date de naissance
    • Vie scolaire Classe
  • Cliquer sur le bouton [Export Excel] et enregistrer le fichier obtenu.

Importer les élèves dans SACoche (avec leurs affectations)

  • Se connecter avec un compte administrateur.
  • Menu Administration généraleImporter des fichiers d'utilisateurs.
  • Choix Fichier extrait de Factos puis Importer les élèves (avec leurs affectations).
  • Choisir entre :
    • un affichage complet des analyses et des comptes-rendus (sélectionné par défaut pour le 1er import de l'année scolaire)
    • une analyse restreinte aux seules différences trouvées et des comptes-rendus non détaillés (sélectionné par défaut pour les imports suivants)
  • Cliquer sur Parcourir... et indiquer le fichier précédent.
  • A la fin de l'étape 4, ne pas oublier de récupérer les identifiants des nouveaux utilisateurs inscrits (les mots de passe étant cryptés, ils ne sont plus accessibles ultérieurement) : on peut télécharger un fichier zip contenant un fichier csv (lisible avec un tableur), ainsi qu'un fichier pdf d'étiquettes à distribuer.

Seuls les nouveaux utilisateurs ont des identifiants générés : pour les autres, les identifiants sont inchangés. Il est ensuite possible de regénérer tous les mots de passe.


Exporter les parents de Factos (avec adresses et responsabilités)

Copie d'écran des champs à extraire du logiciel Factos pour les responsables légaux
  • Lancer le logiciel Factos.
  • Choisir Liste administrative et créer une liste comportant au moins les champs suivants :
    • Elève Identifiant GEP
    • Elève Nom de l'élève
    • Elève Prénom élève
    • Responsable Identifiant GEP du responsable 1
    • Responsable Civilité du responsable 1
    • Responsable Nom du responsable 1
    • Responsable Prénom du responsable 1
    • Responsable Email Resp1
    • Responsable Adresse1 du responsable 1
    • Responsable Adresse2 du responsable 1
    • Responsable Adresse3 du responsable 1
    • Responsable Code postal du responsable 1
    • Responsable Ville du responsable 1
    • Responsable Pays de domiciliation du responsable 1
    • Responsable 2 Identifiant GEP R2
    • Responsable 2 Civilité du resp2
    • Responsable 2 Nom du responsable 2
    • Responsable 2 Prénom du Responsable 2
    • Responsable 2 EMail Resp2
    • Responsable 2 Adresse1 Resp2
    • Responsable 2 Adresse2 Resp2
    • Responsable 2 Adresse3 Resp2
    • Responsable 2 CpVille Resp2
    • Responsable 2 Ville Resp2
    • Responsable 2 Pays Resp2
  • Cliquer sur le bouton [Export Excel] et enregistrer le fichier obtenu.

Importer les parents dans SACoche (avec adresses et responsabilités)

  • Se connecter avec un compte administrateur.
  • Menu Administration généraleImporter des fichiers d'utilisateurs.
  • Choix Fichier extrait de Factos puis Importer les parents (avec adresses et responsabilités).
  • Choisir entre :
    • un affichage complet des analyses et des comptes-rendus (sélectionné par défaut pour le 1er import de l'année scolaire)
    • une analyse restreinte aux seules différences trouvées et des comptes-rendus non détaillés (sélectionné par défaut pour les imports suivants)
  • Cliquer sur Parcourir... et indiquer le fichier précédent.
  • A la fin de l'étape 4, ne pas oublier de récupérer les identifiants des nouveaux utilisateurs inscrits (les mots de passe étant cryptés, ils ne sont plus accessibles ultérieurement) : on peut télécharger un fichier zip contenant un fichier csv (lisible avec un tableur), ainsi qu'un fichier pdf d'étiquettes à distribuer.

Seuls les nouveaux utilisateurs ont des identifiants générés : pour les autres, les identifiants sont inchangés. Il est ensuite possible de regénérer tous les mots de passe.

Le document avec les identifiants des nouveaux parents n'indique pas la classe de leurs enfants car il est généré avant l'étape de rattachement des parents aux élèves. En revanche, si ensuite on regénère tous les mots de passe, alors la première ligne du PDF généré comporte classe et nom des enfants rattachés au parent.

Il se peut que des responsables soient en double ou que des conjoints aient des adresses légèrement différentes ; consulter les paragraphes ci-dessous :


Cas des responsables - Doublons de comptes

Un responsable légal ayant plusieurs enfants scolarisés dans l'établissement doit être rattaché à tous et pouvoir les suivre avec un compte unique.

Recherche de doublons

SACoche possède un outil de détection de comptes parents en doubons :

  • Se connecter avec un compte administrateur.
  • Menu Gestion des utilisateursParentsParents (gestion)
  • Clic sur Rechercher des responsables homonymes susceptibles d'être des comptes en double
Explication et résolution

Quand un responsable a déjà un enfant dans l'établissement, et qu'un autre enfant vient à être inscrit dans l'établissement, il ne faut pas dans Factos créer un nouveau compte à ce responsable, mais indiquer le compte existant comme responsable des deux enfants.
Sinon, au lieu d'avoir un compte parent rattaché à tous ses enfants, on se retrouve avec plusieurs comptes pour un même parent (de même nom et prénom), chacun n'étant rattaché qu'à un seul enfant.

  • Effectuer le ménage dans Factos, puis réaliser un nouvel export / import vers SACoche.

Cas des responsables - Doublons d'adresses

Dans Factos, lorsque deux responsables vivent sous le même toit, il faut leur déclarer la même adresse.
Si on saisit séparément les adresses de chacun, on risque se retrouver avec des adresses non exactement similaires, donc considérées comme distinctes (une virgule / un accent / une espace en plus ou en moins, "Res." / "Résidence", etc.).

Or, pour l'impression de bilans officiels, on choisit en général l'option d'imprimer 2 bilans par élève si les responsables légaux ont des adresses postales différentes.
On se retrouve alors, pour certains responsables, avec deux bilans au lieu d'un, alors qu'ils devraient avoir la même adresse.

SACoche possède un outil de détection de telles situations :

  • Se connecter avec un compte administrateur.
  • Menu Gestion des utilisateursParentsParents & adresses
  • Clic sur Rechercher des responsables d'un même élève dont les adresses sont proches sans être identiques

Une fois le ménage effectué dans Factos, réaliser un nouvel export / import vers SACoche.


Cas des groupes - Groupes ajoutés manuellement

En cas d'ajout de groupes directement dans SACoche, lors d'un import d'utilisateurs ultérieur, il faut bien surveiller les propositions de retraits de groupes et d'affectations aux groupes proposés.

Sinon, si ces groupes sont supprimés, bien que les scores des élèves aux évaluations restent archivés et visibles dans les bilans, alors :

  • les enseignants ne trouveront plus les évaluations associées dans leurs menus Evaluer une classe ou un groupe ou Evaluer des élèves sélectionnés
  • les élèves et les familles ne les trouveront plus non plus dans leur menu Liste des évaluations

Si vous envisagez de restaurer une base pour réparer une erreur d'importation, consultez auparavant la documentation [Sauvegarde et restauration de la base].


Documentations associées