Import d’utilisateurs depuis Factos
Introduction
Cette procédure peut être utilisée pour une initialisation, ou pour une mise à jour ultérieure. Lors de la procédure, il peut être proposé de retirer des utilisateurs : leurs données ne seront pas supprimées, les comptes seront simplement désactivés. Il n’y a donc pas de risque d’effacer des utilisateurs.
Cette procédure est à privilégier pour tous les établissements français à l’étranger utilisant le logiciel de gestion administrative Factos.
N’importez pas les données d’une seule classe : tous les utilisateurs concernés de l’établissement doivent être présents dans le fichier transmis (s’ils n’y sont pas alors SACoche estimera qu’ils ont quitté l’établissement).
- Lancer le logiciel Factos.
- Choisir
Liste administrative
et créer une liste comportant au moins les champs suivants :
Elève
Identifiant GEP
Elève
Nom de l’élève
Elève
Prénom élève
Elève
Sexe
Elève
Date de naissance
Vie scolaire
Classe
- Cliquer sur et enregistrer le fichier obtenu.
- Se connecter avec un compte administrateur.
- Menu .
- Choix
Fichier extrait de Factos
puis Importer les élèves (avec leurs affectations)
.
- Choisir entre :
- un affichage complet des analyses et des comptes-rendus (sélectionné par défaut pour le 1er import de l’année scolaire)
- une analyse restreinte aux seules différences trouvées et des comptes-rendus non détaillés (sélectionné par défaut pour les imports suivants)
- Cliquer sur
Parcourir...
et indiquer le fichier précédent.
- A la fin de l’étape 4, ne pas oublier de récupérer les identifiants des nouveaux utilisateurs inscrits (les mots de passe étant cryptés, ils ne sont plus accessibles ultérieurement) : on peut télécharger un fichier zip contenant un fichier csv (lisible avec un tableur), ainsi qu’un fichier pdf d’étiquettes à distribuer.
Seuls les nouveaux utilisateurs ont des identifiants générés : pour les autres, les identifiants sont inchangés. Il est ensuite possible de regénérer tous les mots de passe.
- Lancer le logiciel Factos.
- Choisir
Liste administrative
et créer une liste comportant au moins les champs suivants :
Elève
Identifiant GEP
Elève
Nom de l’élève
Elève
Prénom élève
Responsable
Identifiant GEP du responsable 1
Responsable
Civilité du responsable 1
Responsable
Nom du responsable 1
Responsable
Prénom du responsable 1
Responsable
Email Resp1
Responsable
Adresse1 du responsable 1
Responsable
Adresse2 du responsable 1
Responsable
Adresse3 du responsable 1
Responsable
Code postal du responsable 1
Responsable
Ville du responsable 1
Responsable
Pays de domiciliation du responsable 1
Responsable 2
Identifiant GEP R2
Responsable 2
Civilité du resp2
Responsable 2
Nom du responsable 2
Responsable 2
Prénom du Responsable 2
Responsable 2
EMail Resp2
Responsable 2
Adresse1 Resp2
Responsable 2
Adresse2 Resp2
Responsable 2
Adresse3 Resp2
Responsable 2
CpVille Resp2
Responsable 2
Ville Resp2
Responsable 2
Pays Resp2
- Cliquer sur et enregistrer le fichier obtenu.
- Se connecter avec un compte administrateur.
- Menu .
- Choix
Fichier extrait de Factos
puis Importer les parents (avec adresses et responsabilités)
.
- Choisir entre :
- un affichage complet des analyses et des comptes-rendus (sélectionné par défaut pour le 1er import de l’année scolaire)
- une analyse restreinte aux seules différences trouvées et des comptes-rendus non détaillés (sélectionné par défaut pour les imports suivants)
- Cliquer sur
Parcourir...
et indiquer le fichier précédent.
- A la fin de l’étape 4, ne pas oublier de récupérer les identifiants des nouveaux utilisateurs inscrits (les mots de passe étant cryptés, ils ne sont plus accessibles ultérieurement) : on peut télécharger un fichier zip contenant un fichier csv (lisible avec un tableur), ainsi qu’un fichier pdf d’étiquettes à distribuer.
Seuls les nouveaux utilisateurs ont des identifiants générés : pour les autres, les identifiants sont inchangés. Il est ensuite possible de regénérer tous les mots de passe.
Le document avec les identifiants des nouveaux parents n’indique pas la classe de leurs enfants car il est généré avant l’étape de rattachement des parents aux élèves. En revanche, si ensuite on regénère tous les mots de passe, alors la première ligne du PDF généré comporte classe et nom des enfants rattachés au parent.
Il se peut que des responsables soient en double ou que des conjoints aient des adresses légèrement différentes ; consulter les paragraphes ci-dessous :
Un responsable légal ayant plusieurs enfants scolarisés dans l’établissement doit être rattaché à tous et pouvoir les suivre avec un compte unique.
Recherche de doublons
SACoche possède un outil de détection de comptes parents en doubons :
- Se connecter avec un compte administrateur.
- Menu
- Clic sur
Rechercher des responsables homonymes susceptibles d’être des comptes en double
Explication et résolution
Quand un responsable a déjà un enfant dans l’établissement, et qu’un autre enfant vient à être inscrit dans l’établissement, il ne faut pas dans Factos créer un nouveau compte à ce responsable, mais indiquer le compte existant comme responsable des deux enfants.
Sinon, au lieu d’avoir un compte parent rattaché à tous ses enfants, on se retrouve avec plusieurs comptes pour un même parent (de même nom et prénom), chacun n’étant rattaché qu’à un seul enfant.
- Effectuer le ménage dans Factos, puis réaliser un nouvel export / import vers SACoche.
Dans Factos, lorsque deux responsables vivent sous le même toit, il faut leur déclarer la même adresse.
Si on saisit séparément les adresses de chacun, on risque se retrouver avec des adresses non exactement similaires, donc considérées comme distinctes (une virgule / un accent / une espace en plus ou en moins, "Res." / "Résidence", etc.).
Or, pour l’impression de bilans officiels, on choisit en général l’option d’imprimer 2 bilans par élève si les responsables légaux ont des adresses postales différentes.
On se retrouve alors, pour certains responsables, avec deux bilans au lieu d’un, alors qu’ils devraient avoir la même adresse.
SACoche possède un outil de détection de telles situations :
- Se connecter avec un compte administrateur.
- Menu
- Clic sur
Rechercher des responsables d’un même élève dont les adresses sont proches sans être identiques
Une fois le ménage effectué dans Factos, réaliser un nouvel export / import vers SACoche.
En cas d’ajout de groupes directement dans SACoche, lors d’un import d’utilisateurs ultérieur, il faut bien surveiller les propositions de retraits de groupes et d’affectations aux groupes proposés.
Sinon, si ces groupes sont supprimés, bien que les scores des élèves aux évaluations restent archivés et visibles dans les bilans, alors :
- les enseignants ne trouveront plus les évaluations associées dans leurs menus ou
- les élèves et les familles ne les trouveront plus non plus dans leur menu
Si vous envisagez de restaurer une base pour réparer une erreur d’importation, consultez auparavant la documentation [Sauvegarde et restauration de la base].