Archives consultables
Introduction
Lorsqu’un bilan officiel SACoche ou un bilan du Livret Scolaire est généré en pdf sous sa forme finale, un exemplaire est archivé.
On peut y accéder :
- depuis un compte administrateur,
- menu puis ou et icône
- menu puis et icône
- depuis un compte professeur ou directeur,
- menu puis ou et icône
- menu et icône
Via cette interface on peut aussi savoir si les élèves et les parents ont consulté le bilan concerné.
Cette consultation de l’archive au format pdf est possible uniquement :
- si le bilan est à l’étape
Complet
- si le bilan a été imprimé (pdf généré)
- aux administrateurs et aux profils autorisés par un administrateur (DOC)
Dans les autres cas, l’icône 
sera présente.
On peut y accéder :
- depuis un compte administrateur menu
- pour tous les autres profils (professeur, parent, élève...) menu
Cette consultation de l’archive au format pdf est possible uniquement :
- aux administrateurs et aux profils autorisés par un administrateur (DOC)
Dans cette interface, pour les personnels de l’établissement (donc ni élèves ni parents), il est aussi possible de récupérer l’ensemble des bilans souhaités dans un fichier zip.
Les bilans archivés :
- ne comportent pas les coordonnées des responsables légaux
- sont conservées plusieurs années (depuis la mise à jour d’avril 2016)
- sont toujours en couleur (car un paramétrage en niveau de gris n’est pertinent que pour les exemplaires que l’établissement destine à l’impression, pas pour l’exemplaire archivé à fin de consultation)
Les exemplaires avec les coordonnées des responsables légaux doivent être archivés par la personne ayant effectué l’impression pdf.
Lorsqu’un élève ou sa famille accède à un bilan officiel archivé, cela atteste qu’il en a pris connaissance.
Cette information (consultation du bilan) figure dans l’interface des personnels de l’établissement.
Dans le second degré, si les élèves sont mis à jour depuis Siècle, alors SACoche connait l’établissement antérieur de l’élève.
Depuis un profil administrateur ou directeur ou administratif ou C.P.E., menu on peut choisir comme regroupement tous les élèves d’un niveau ou de l’établissement.
Dans ce cas, on peut ensuite choisir une restriction en fonction de l’école d’origine.
Il est alors proposé l’envoi d’un courriel à cet établissement avec un lien lui permettant de récupérer ces bilans (dans un délai d’une semaine).
Couramment, les établissements font le choix de ne pas envoyer par voie postale les bilans officiels aux familles, mais ils conservent le besoin d’une impression pour les archiver dans les dossiers scolaires conservés au secrétariat.
Le fichier généré par SACoche au moment de l’impression n’est dans ce cas pas forcément adapté : synthèse de la classe intégrée, présence des adresses postales, bilan d’un élève en plusieurs exemplaires en cas de parents séparés, etc.
Voici comment il est possible de procéder.
Depuis un profil administrateur ou directeur ou administratif ou C.P.E., menu on peut choisir comme regroupement tous les élèves d’un niveau, ou d’une classe si cela dépasse les capacités du serveur.
Choisir la période, le type de document, et générer les archives.
Ces archives ne comportent pas les adresses postales.
Récupérer le ou les fichiers ZIP obtenus.
Décompresser ce ou ces fichiers dans un dossier.
On obtient alors autant de fichiers que d’élèves.
Utiliser ensuite le logiciel libre et gratuit PDFsam Basic.
Version Basic recommandée : décocher PDFsam Enhanced lors de l’installation.
On peut utiliser sa fonctionnalité Extraire pour vérifier le nombre de page de chaque fichier.
Si les bilans comportent une 3ème page avec l’avis des enseignants sur la classe, utiliser la fonction d’extraction avec comme paramètre 1-2 ou 1,2 pour ne conserver que les 2 premières pages de chaque fichier.
On peut utiliser sa fonctionnalité Fusion pour assembler tous ces fichiers.
Si les bilans comportent 2 pages qui seront imprimées en recto-verso, alors cocher Ajouter une page vide si le nombre de pages est impair afin d’éviter tout décalage à l’impression.
Enfin, bien cliquer sur l’entête de colonne Nom afin de les trier avant fusion.
Vous récupèrerez ainsi un fichier unique adapté avec tous bilans des élèves dans l’ordre alphabétique : le secrétariat vous en remerciera !
Pour compléter un dossier d’inscription, certains lycées très particuliers demandent parfois des bulletins avec des positionnements sur 20, sur plusieurs années.
Or certains collèges font le choix de ne pas avoir de positionnement sur certains bulletins, ou seulement sur une échelle à 4 niveaux.
Avant tout, précisons que cette demande du lycée ne respecte pas la loi.
La législation impose l’usage de LSU en collège, qui peut ne comporter que des positionnements sur une échelle de 1 à 4, voir des absences de positionnements.
Il serait bon de le rappeler aux établissements concernés afin qu’ils se conforment au cadre légal.
Il n’est pas possible de modifier informatiquement avec SACoche des bulletins archivés.
Et heureusement : ce serait "falsifier" un document officiel.
Mais il est possible d’imprimer les bulletins archivés, puis d’y rajouter manuscritement des moyennes.
Pour obtenir de telles moyennes, on peut par exemple, depuis un compte de profil professeur ayant l’élève, ou de profil directeur, menu , cocher comme indicateur Moyenne des scores et Conversion en note sur 20, sélectionner l’élève, choisir une période personnalisée couvrant la période souhaitée (sans se tromper dans les années), puis générer, et survoler à la souris les points de la ligne polygonale.
